Cómo registrar a un empleado

En este artículo, le mostraremos cómo registrar a un nuevo empleado, detallando cada campo esencial para garantizar que todos los datos estén completos y adaptados a las necesidades de su empresa. Con un registro bien estructurado, tendrá almacenados todos los datos relevantes para una buena gestión de nóminas, control horario y organización de beneficios, lo que promoverá una experiencia laboral aún más eficiente.

Cómo registrar a un empleado:

1. En el menú de navegación del sitio web de administración, haga clic en Registros. Luego seleccione la Empleados.

2. Haz clic en Crear nuevo empleado.

3. Rellene los campos principales:

• Nombre: Introduzca el nombre completo del empleado. Para una exportación AFD correcta, el nombre debe tener un máximo de 25 caracteres.
• Código: Introduzca un código para identificar al empleado, como su número de registro o un número interno de su empresa. Este campo es especialmente importante si existe integración con otros sistemas, ya que el código debe ser el mismo que se utiliza en ellos. Para transferir la información de control horario de un sistema a otro, es fundamental que se utilice el mismo código registrado en el sistema de nóminas, lo que garantiza la coherencia y la correcta sincronización de los datos.
• PIN para fichar la entrada/salida: El PIN debe tener al menos 4 dígitos y ser único para cada empleado. Recomendamos usar el número de identificación del empleado o los dígitos del CPF para facilitar la estandarización.
• CPF: Introduzca el número de CPF del empleado.
• Fecha de inicio de nómina: Defina el primer día para el cálculo del registro de assistencia. Ejemplo: Si el campo se rellena con "1", el registro de assistencia se calculará del día 1 al 31.
• Sincronizar con REP-P: Active esta opción para sincronizar con REP-P, que registra la asistencia y genera archivos como el AFD y el comprobante de asistencia. Esta configuración es esencial para que los empleados puedan registrar su asistencia, de acuerdo con las directrices de la Ordenanza MTP n.° 671/2021 vigente.

4. Rellene los campos dentro de cada sección:

La siguiente información debe completarse y se encuentra dentro de secciones específicas. Revisaremos cada sección.

Los campos obligatorios tienen un * .

4.1. Datos de trabajo

• Empleador: Seleccione el empleador al que está afiliado el empleado.
• Lugar de trabajo: Especifique el lugar de trabajo del empleado. Es importante asegurarse de que el empleador seleccionado también esté incluido en el registro del lugar de trabajo, lo que permite una correcta asociación entre el empleador y el lugar de trabajo.
• Regla de cálculo: Defina la regla de cálculo que se aplica al empleado.
• Regla banco de horas: Si el empleado utiliza banco de horasregla banco de horasregla banco de horas debe haberse configurado previamente.
• Fecha de admisión: Por favor, introduzca la fecha de contratación.
• Supervisor directo de este empleado: Si ya ha registrado al supervisor directo de este empleado, selecciónelo en esta opción.
• Fecha de inicio banco de horas: Ingrese la fecha en la que debe comenzar el banco de horas (si se ha seleccionado una banco de horas ). Si este campo no se completa, el banco de horas comenzará a partir de la fecha de admisión.

4.2. Escala

• Horario: Seleccione el horario del empleado, que debe haber sido registrado previamente.
• Calendario: Primero, ingrese la "fecha de inicio del horario", que será el primer día en que el empleado comience a registrar su entrada y salida. Una vez establecida la fecha, el horario aparecerá a continuación, y debajo de este, un calendario para visualizarlo, comenzando desde la fecha de inicio definida. El siguiente paso es seleccionar, dentro del horario, el día laboral que se encuentra encima del primer día en el calendario.

Ejemplo práctico:

• Asignaremos un de 5x2 a un empleado que comenzará sus actividades el 10/01/2024 (martes).
• Por defecto, el sistema selecciona automáticamente el primer turno del horario, lo que puede generar un error en la asignación de turnos en el calendario, porque el sistema asume que el horario comienza un lunes.
• Dado que en este caso la fecha de inicio es un martes, necesitamos ajustar manualmente el calendario para que las fechas estén correctamente alineadas.
• Por lo tanto, debemos seleccionar el segundo turno del horario, que corresponde a la posición correcta dentro del ciclo y coincide con la fecha de inicio del empleado.

4.3. Configuración y beneficios del control de asistencia y puntualidad

En esta sección encontrará la configuración opcional para el control horario de los empleados. Algunas opciones se recomiendan para una gestión del tiempo más eficiente; sin embargo, active solo aquellas que se ajusten a las necesidades específicas de su empresa.

Medidas de seguridad

• Registro de entrada y salida con foto en la app (dispositivos móviles): Requiere que el empleado se tome una foto al fichar usando la app en su teléfono móvil o tableta. Esta foto se vincula a la hora registrada, lo que proporciona mayor seguridad y trazabilidad.
• Registrar el tiempo con la voz en la aplicación: Solicita la validación por voz durante el seguimiento del tiempo en la aplicación móvil, funcionando como una capa adicional de autenticación.
• Registro de tiempo con foto (web): Requiere capturar una foto al registrar el tiempo a través de las plataformas web de Pontotel, utilizando la cámara del ordenador.
• Registro de tiempo mediante voz en Pontotel Web (ordenador): Solicita validación de voz durante el registro de tiempo realizado en el navegador del ordenador.
• Valla virtual obligatoria: Define qué tipos de registro requerirán validación de ubicación. Cuando está activa, el empleado solo podrá registrar su tiempo dentro del área permitida por la empresa. Aprenda cómo configurar una valla virtual en este artículo: Cómo restringir el registro de tiempo por geolocalización (valla virtual).

Prevención de errores

• Mostrar las horas de trabajo en la aplicación (dispositivos móviles): Muestra las horas de trabajo previstas del empleado y su historial horario directamente en la aplicación, lo que facilita el seguimiento de las horas de trabajo correctas.
• Mostrar comentarios en la aplicación: Muestra mensajes informativos en las aplicaciones móviles, como alertas sobre retrasos, horas extras o inconsistencias.
• Notificación del incumplimiento de los intervalos entre turnos: Se notifica al empleado cuando no se respeta el intervalo mínimo entre turnos, lo que ayuda a la empresa a controlar los posibles riesgos laborales.

Registro de prestaciones

• Vales de comida disponibles: Active esta opción si la empresa ofrece este beneficio. El sistema calculará la cantidad de vales de comida que le corresponden al empleado durante el período deseado. Realice un seguimiento de esta información mediante el informe R18.
• Proporciona subsidio de transporte: Active esta opción si la empresa proporciona un subsidio de transporte al empleado. El sistema calculará el importe a pagar en el período deseado, y los datos también estarán disponibles en el informe R18.

Solicitudes autorizadas de control de asistencia y horario

• BatePonto Web (Ordenador): Permite a los empleados fichar al entrar y salir del trabajo a través del navegador web en ordenadores y portátiles, mediante el de BatePonto Web.
• BatePonto Web (Dispositivos Móviles): Permite fichar al entrar y salir del trabajo a través del navegador web en teléfonos móviles y tabletas, mediante el de BatePonto Web.

Personalización de uso

• Activar el control horario secuencial: Esto obliga a los empleados a registrar su tiempo en el orden correcto de la jornada laboral, evitando, por ejemplo, que registren una salida antes de la entrada. Cuando esta opción está activada, el empleado no elige el tipo de control horario. El sistema se encarga de la asignación en función de la jornada laboral prevista.
• Registro de descansos preasignados: Define que el sistema registrará automáticamente los descansos, sin necesidad de que el empleado los introduzca manualmente. Con esta opción activada, el empleado solo registrará la hora de entrada y salida. Los horarios de descanso y regreso se generarán en función del horario de trabajo previsto.
• Omitir puntos de pausa y retorno en el registro: oculta los registros relacionados con las pausas durante el flujo de trabajo de seguimiento del tiempo.
• Fichar desde cualquier lugar de trabajo: Permite a los empleados fichar al entrar o salir del trabajo independientemente del lugar de trabajo vinculado a su registro.
• Habilitar la doble confirmación para el registro de entrada y salida (ordenador): Solicita una confirmación adicional antes de completar el registro de entrada y salida a través del ordenador, lo que reduce las entradas accidentales.

De guardia

• Activar el estado de guardia: Permite controlar los períodos de guardia de los empleados, lo que le permite registrar y hacer un seguimiento del tiempo en que permanecen disponibles para prestar servicio fuera de su horario habitual.

control de actividad

• Habilitar registros de actividad con asignación: Permite a los empleados registrar actividades, proyectos o tareas vinculadas al módulo de Hoja de horas (gestión de actividades), lo que facilita el seguimiento operativo y el análisis de la productividad. Para usar esta función, el módulo de Hoja de horas debe estar contratado y activo en la plataforma. Obtenga más información sobre este módulo en el artículo: Conozca el módulo de Hoja de horas (Gestión de actividades).

4.4. Campos opcionales

Aquí puede añadir información complementaria sobre el empleado. Si bien no son necesarios para el funcionamiento del sistema, estos campos ayudan a centralizar información útil, facilitando el acceso a datos más completos sobre cada empleado en un solo lugar.

Recomendamos completar los siguientes campos para garantizar que otras áreas del sistema y los informes contengan información completa:

• Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del empleado. Si se introduce, el campo correspondiente se rellenará automáticamente al crear el usuario del empleado.
• RG: Número de Registro General (documento de identidad).
• PIS: Número del Programa de Integración Social, obligatorio para registros oficiales y cálculos de nómina. Algunos informes no se generarán correctamente si no se ingresa el número PIS.
• Puesto de trabajo: La posición o función que desempeña el empleado. El puesto de trabajo aparece en la hoja de horas trabajadas y en el registro de asistencia.

4.5. Campos personalizables y campos personalizables de la hoja de cálculo

Estas secciones permiten crear nuevos campos para almacenar información específica de los empleados, según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, se puede añadir un campo para registrar el nombre preferido del empleado, entre otros datos personalizados que facilitan la gestión y el seguimiento.

5. Complete el registro.

Después de completar todos los campos, haga clic en Crear empleado.

¡Listo! Su empleado ya está registrado correctamente en el sistema y puede fichar al entrar y salir. Una vez creado el registro, el registro de assistencia del empleado se generará automáticamente, lo que le permitirá llevar un control práctico y eficiente de su asistencia.

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Actualizado el: 21 de mayo de 2026