Guía completa: Gestión de vacaciones

La gestión de vacaciones es uno de los procesos más críticos de RR. HH. Implica plazos legales, cálculos financieros, programación y, por supuesto, el bienestar de los empleados.

Para transformar esta rutina en algo simple, transparente y descentralizado, Pontotel desarrolló el Módulo de Gestión de Vacaciones. Este módulo permite a los empleados solicitar sus días libres, a los gerentes aprobarlos teniendo en cuenta la capacidad del equipo y a Recursos Humanos tener un control total sobre las normas, todo en un mismo lugar.

Cómo configurar una regla de vacaciones

Antes de iniciar las solicitudes, es fundamental definir las "reglas del juego". La Regla de Vacaciones le permite establecer límites y permisos de acuerdo con la política de su empresa.

1. En el menú de navegación del sitio web de administración, abra el Reglas y haga clic en Vacaciones.

2. Haga clic en Crear nueva regla.

3. Definir los parámetros:

• Nombre de la regla: Defina un nombre para la identificación interna.
• Estado: Define si la regla estará activa o inactiva. Si está inactiva, no se tendrá en cuenta para la gestión de vacaciones.
• Fecha límite para iniciar las vacaciones con pago anticipado de la paga extra: Aquí define la fecha límite máxima para el inicio de las vacaciones que permite solicitar un pago anticipado. Ejemplo: Si establece el 4 de febrero, el empleado solo podrá seleccionar la opción de pago anticipado de la paga extra si sus vacaciones comienzan antes o en esa fecha.
• Mes límite para solicitar el adelanto del decimotercer sueldo: Define hasta qué mes del año estará disponible la opción de "solicitar adelanto". Transcurrido este plazo, no se podrá solicitar el adelanto.
• Permitir solicitar tiempo de vacaciones durante el período de adquisición:
• • Sin marcar: El empleado solo puede solicitar vacaciones después de completar 1 año de servicio (período de concesión).
  • Etiquetado: El empleado puede solicitar el tiempo de vacaciones acumulado antes de completar 1 año de servicio (vacaciones anticipadas), de acuerdo con la política de la empresa.
• Cuando se lanza (público objetivo):
• Define quién debe seguir esta regla. Puedes vincularla por ubicaciones de trabajo, empleados , grupos o perfiles de acceso.
• • Jerarquía de reglas (Prioridad): Si un empleado está vinculado a más de una regla (por ejemplo, una regla para su lugar de trabajo y otra para su grupo), el sistema seguirá este orden de prioridad para decidir cuál aplicar:
  • • Regla de perfil de usuario (Máxima prioridad).
    • Regla del empleado.
    • Reglas del lugar de trabajo.
    • Regla de grupo (prioridad más baja).

4. Termine haciendo clic en Guardar.

Cómo gestionar las vacaciones | Descripción general y navegación

1. En el menú de navegación del sitio web de administración, abra el Vacaciones y seleccione la Control de vacaciones.

2. Este es el centro de mando. Lo que se muestra aquí varía según los permisos del usuario:

• Usuario con acceso únicamente a sus propios datos (como permisos de empleado): Visualiza las pestañas "Mis solicitudes de vacaciones" y "Mis vacaciones programadas".
• Usuario con permiso para acceder a todas o algunas ubicaciones (que no tiene un empleado vinculado): Ve las pestañas "Solicitudes de vacaciones" y "Vacaciones de mis subordinados ya programadas".
• Usuario con permiso para acceder a todas o algunas ubicaciones (que tiene un empleado vinculado): Tiene una vista completa de todas las pestañas y filtros avanzados.

Para gerentes y RR.HH. (perspectiva de equipo)

• Pestaña 'Solicitudes de vacaciones':
• • Qué muestra: Todas las solicitudes realizadas por los miembros de tu equipo que aún necesitan análisis.
  • Filtros: Puede buscar por ubicación, empleado, grupo o perfil.
  • Consejo de uso: ¡ La búsqueda no es automática! Seleccione los filtros que desee y haga clic en Buscar. El sistema guarda el último filtro aplicado para agilizar su próximo acceso.

• Pestaña 'Planes de vacaciones para los miembros de mi equipo ya programados':
• • Lo que muestra: Vacaciones que ya han sido aprobadas y programadas.
  • Filtros: La lógica es la misma que en la pestaña anterior (ubicación, empleado, etc.). La fecha predeterminada es el mes actual, pero puede cambiarla para ver el año completo.

Para empleados (perspectiva personal)

• Pestaña 'Mis solicitudes de vacaciones':
• • Muestra el historial de tus pedidos y el estado de cada uno (Pendiente, Aprobado o Rechazado).
  • La búsqueda es automática al entrar en la pestaña, apareciendo los datos del año actual.

• Pestaña 'Mis vacaciones ya programadas':
• • Aquí se muestran tus próximas vacaciones ya confirmadas. Aquí puedes consultar cuándo serán tus próximas vacaciones.

Cómo programar o solicitar vacaciones | Flujo de solicitud

Hay dos caminos principales, dependiendo de quién opere el sistema:

Escenario A: El empleado o gerente solicita

1. En la pantalla de Gestión de vacaciones, haga clic en el Solicitar vacaciones (o en "Programar vacaciones" en la pestaña de subordinados).
2. Introduzca la fecha de inicio. El sistema completa automáticamente la fecha de finalización según los días solicitados (predeterminado: 30 días, pero editable).

• • Nota: El sistema valida automáticamente reglas como un período mínimo de preaviso de 30 días y la prohibición de comenzar en un día de descanso semanal/feriado.

3. Si lo desea, seleccione las opciones de bono en efectivo (días vendidos) o pago anticipado del decimotercer salario (si se encuentra dentro del plazo establecido en la norma).
4. Al hacer clic en Guardar, se genera una solicitud pendiente.

• • Estado: Pendiente (en espera de aprobación).
  • Visualización: Aparece en la pestaña de solicitudes y en el registro de assistencia (como un elemento pendiente).

Escenario B: Horarios de RRHH (Permiso Administrativo)

1. Los usuarios con perfil de RRHH siguen el mismo proceso de finalización.
2. Sin embargo, al hacer clic en Guardar no se genera un elemento pendiente.

• • Estado: Las solicitudes de vacaciones se registran automáticamente como programadas/aprobadas.
  • Visualización: Ya aparecen en la pestaña "Vacaciones programadas" y en el registro de assistencia como horas de trabajo oficiales.

Cómo aprobar o rechazar solicitudes | Flujo de respuesta

Si usted es gerente o profesional de RR.HH y necesita aprobar solicitudes de equipo:

1. pantalla de Solicitudes (Administración > Solicitudes).
2. En Tipo de evento, seleccione "Vacaciones".
3. Localice la solicitud de vacaciones con el estado "Pendiente".
4. Analice las fechas y seleccione la línea de pedido correspondiente.
5. En el menú que se abre, haga clic en Aprobar o Rechazar.

• Si se aprueba: La solicitud se convierte en "Vacaciones programadas" y actualiza el horario del empleado.
• Si se rechaza: La solicitud se cierra y no afecta a la nómina.

Cómo enviar y eliminar solicitudes

Comprender la diferencia entre estas dos acciones es vital para la organización de la nómina:

Cancelación (Para solicitudes que AÚN NO han sido aprobadas)

Si el empleado solicitó vacaciones pero cambió de opinión antes de que el gerente las aprobara (estado "Pendiente"):

• El empleado, el gerente o el departamento de RRHH pueden acceder a "Solicitudes" y hacer clic en Cancelar.
• Resultado: La solicitud desaparece de la lista de tareas pendientes del gerente. No se requiere ninguna aprobación.

Exclusión (Para vacaciones que YA están programadas/aprobadas)

Si las vacaciones ya están programadas y es necesario cancelarlas, el proceso es más riguroso:

1. El empleado o gerente accede a la pestaña "Vacaciones programadas" y hace clic en el de la papelera (Eliminar).
2. ¡Esto no elimina el tiempo de vacaciones inmediatamente! Genera una solicitud de eliminación.
3. pantalla de Solicitudes.

• • Si acepta la exclusión: Los días de vacaciones se eliminan de la nómina y el saldo se devuelve al empleado.
  • Si se deniega la exención: Las vacaciones siguen programadas y el empleado debe tomarlas.

Ver en el Registro de Assistencia

Una vez que el tiempo de vacaciones se marca como Programado/Aprobado, deja de ser solo una solicitud y se convierte en el Tiempo Libre Oficial para ese período.

Al acceder al registro de assistencia (Nómina > Registro de Assistencia), verá los días correspondientes marcados como "Vacaciones" en la columna del horario laboral. Esto exime al empleado de fichar y garantiza que los cálculos de nómina y prestaciones se realicen correctamente, sin generar ausencias injustificadas.

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Actualizado el: 25 de mayo de 2026