Cómo gestionar solicitudes

función de solicitudes es una herramienta indispensable para garantizar un control eficiente y transparente de los eventos que afectan las hojas de horas de los empleados. Permite revisar y aprobar ciertas acciones antes de su aplicación final, lo que garantiza un mayor cumplimiento y precisión en los registros.

Entre los eventos que pueden generar solicitudes se incluyen:

• correcciones puntuales;
• Exenciones;
• Suspensiones;
• Convertir horas en banco de horas ;
• cambios de escala;
• Vacaciones;
• Con el tiempo;
• Bloqueo de solicitudes

Con un diseño moderno y filtros optimizados, la herramienta centraliza la gestión de todas las solicitudes, lo que proporciona mayor control y agilidad tanto para los gerentes como para los equipos de RR. HH. Consulte a continuación cómo configurar y aprovechar esta función.

Ventajas de la función de solicitudes

• Control centralizado: Todas las solicitudes se gestionan en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento y la auditoría.
• Transparencia: Permite configurar reglas para que perfiles específicos aprueben o rechacen las solicitudes.
• Flexibilidad: Las reglas se pueden personalizar para ubicaciones, empleados, perfiles de usuario o para toda la empresa.
• Seguridad: Se pueden configurar bloqueos para impedir modificaciones en eventos antiguos o caducados.

Cómo habilitar la función

• Asegúrese de que la opción "Solicitudes" aparezca en el menú de navegación del sitio __Administración__.

• Si la opción que se muestra en la captura de pantalla anterior no está disponible, póngase en contacto con nuestro equipo para comprobar si la función está incluida en su plan. En caso afirmativo, solicite su activación.

Cómo configurar perfiles de usuario

Primero, acceda a los permisos en "Reglas > Perfil de permisos" y habilite las opciones correspondientes a los perfiles que tendrán acceso a la funcionalidad deseada. Para cada tipo de evento (como solicitud de permiso o corrección de hoja de horas), ajuste los permisos según las necesidades específicas de cada perfil.

• Ejemplo: Para permitir que un perfil específico vea la opción de vacaciones en la nómina, active el permiso "Ver". Si desea que el perfil pueda crear o editar vacaciones, active la opción "Crear/Editar". Finalmente, para permitir que el perfil elimine las vacaciones ya creadas, active el permiso "Eliminar".

Con las tres opciones seleccionadas, la opción para emitir un despido se vería así:

Crear la regla de solicitud

1. En el menú de navegación del sitio web de administración, abra el Reglas y seleccione la Solicitudes.

2. Haz clic en Crear nueva regla.

3. Defina los parámetros de la regla

• Nombre de la regla: Defina un nombre que identifique la regla de aprobación.
• Tipo de evento: Elija el tipo de evento que será gestionado por esta regla de aprobación. Los tipos de eventos disponibles incluyen:
• • Corrección de puntos: Entradas y/o eliminaciones de puntos, ya sean manuales o reales.
  • Excepción: Inclusión de certificados médicos o justificaciones de ausencia.
  • Suspensión: Instalación o desinstalación de suspensiones.
  • Transferencia de registros de tiempo en Belo Horizonte: Conversión de horas a banco de horas .
  • Cambio de horario: Modificaciones en el horario laboral del empleado.
  • Horas extras: Solicitud y justificación de horas extras.
  • Vacaciones: Solicitud y programación de vacaciones.
  • Bloqueo de solicitudes: se utiliza para bloquear perfiles, usuarios, empleados, ubicaciones o grupos y evitar que realicen solicitudes.

• Al iniciarse: Seleccione los criterios que determinarán cuándo se aplicará la regla. Las opciones disponibles son:
• • Para algunas ubicaciones: Aplicable a eventos organizados por empleados en lugares de trabajo específicos.
  • Para algunos empleados: Limitado a eventos organizados para empleados específicos.
  • Para grupos: Se aplica a eventos organizados en lugares asociados con grupos específicos.
  • En función de los perfiles de usuario: La regla se activará cuando los usuarios con perfiles específicos realicen transacciones.
  • Para cada ubicación/empleado: Cubre todos los eventos organizados dentro de la empresa.
• Límite de tiempo para enviar solicitudes después de la fecha del evento: Defina el período máximo para enviar solicitudes a partir de la fecha del evento. Por ejemplo:
• • Si se configura en "5" días, las solicitudes solo se podrán enviar hasta 5 días después del evento.
  • Si se configura como "sin límite", no habrá restricción de tiempo para el lanzamiento.
• Aprobar automáticamente las solicitudes generadas por la regla: Cuando está habilitada, todas las solicitudes generadas en función de esta regla se aprobarán automáticamente, sin necesidad de intervención manual. Esta configuración simplifica los procesos para eventos menos complejos.
• Preinscribir eventos y cálculos resultantes en el sistema mientras la solicitud está pendiente: Al habilitar esta opción, los eventos enviados aparecerán en el registro de assistencia como preinscritos, incluso si aún están pendientes de aprobación. Si se aprueban, el registro se mantendrá. Si se rechazan, el registro se eliminará y las entradas se recalcularán.
• Bloquear las respuestas a las solicitudes durante [X] días a partir de la fecha de generación de la solicitud: Define el tiempo máximo para que una solicitud sea respondida (aprobada o rechazada). Transcurrido este plazo, las solicitudes pendientes se bloquean y ya no se pueden responder.
• Permitir que los usuarios sin perfiles de RR. HH. respondan a las solicitudes generadas por esta regla: Cuando está habilitada, permite que los usuarios con otros permisos, como supervisores o gerentes, aprueben o rechacen las solicitudes, además de los usuarios con permisos de RR. HH.
• • Al habilitar esta opción, también puede establecer un límite en la cantidad de solicitudes que el perfil seleccionado puede responder por mes.

Parámetros específicos para el motivo "Horas extra":

• Métodos de justificación: Define cuándo debe crearse la solicitud.Solicitudes realizadas antes de trabajar horas extras y justificación realizada después de trabajar horas extras: El empleado puede solicitar autorización previa o proporcionar justificación después de trabajar horas extras sin necesidad de solicitud previa.Justificación realizada después de trabajar horas extras: El empleado registra la justificación de las horas extras una vez realizadas. Funciona como una regularización de la hoja de horas.
• Limitar las solicitudes de horas extras a [X] horas por día: Define un límite máximo diario. Por ejemplo, si se establece en "02:00", el sistema no permitirá que el empleado solicite más de 2 horas extras en un solo día, lo que ayuda a controlar la fatiga y las responsabilidades laborales.
• Eliminar la necesidad de justificación cuando las horas extras son menores a: Aporta agilidad a la rutina diaria. Se puede definir un margen de tolerancia (p. ej., 10 minutos). Si las horas extras son menores a este tiempo, el sistema no requerirá una solicitud formal, lo que reduce el volumen de tareas manuales para incidencias puntuales.
• Bloquear justificaciones en [X] días [días hábiles/consecutivos]: Establece un plazo para que el empleado justifique las horas extras trabajadas. Transcurrido este plazo (contado desde la fecha en que se produjeron), el sistema bloquea las nuevas solicitudes. Esto es fundamental para garantizar que el registro de assistencia se cierre dentro del plazo correcto.
• Formato de solicitud: Solicitud por intervalo: El empleado debe indicar la hora exacta de inicio y finalización de las horas extras (p. ej., de 18:00 a 19:30). Ofrece mayor precisión y trazabilidad.Solicitud por duración: El empleado solo indica la cantidad de tiempo (p. ej., "1:30" de horas extras), sin necesidad de especificar la hora exacta en que ocurrieron. Es más flexible, pero menos detallada.

4. Para finalizar la configuración de la regla, haga clic en guardar.

Cómo realizar el seguimiento y la gestión de las solicitudes

1. Ahora es el momento de revisar y aprobar o rechazar las solicitudes generadas. Para acceder a esta función, en el menú de navegación del sitio web de administración, haga clic en Solicitudes.

2. Rellene los filtros de búsqueda

• Tipo de evento: Seleccione el tipo de evento que desea visualizar, como corrección de puntos o permiso de ausencia. La opción "todos" muestra todos los eventos.
• Estado: Filtra las solicitudes por estado, como pendientes, aprobadas, rechazadas, con errores, canceladas o todas.
• Periodo (Inicio y Fin): Restringe las solicitudes al rango de fechas especificado.
• Filtrar por: Define los criterios de búsqueda, como lugares de trabajo, empleados, grupos o perfiles.
• • Según el filtro elegido, en el siguiente campo seleccione los lugares de trabajo, empleados, grupos o perfiles que desea consultar.
• Finalice haciendo clic en Buscar.

3. Gestionar solicitudes :

Lista de solicitudes

• La pantalla muestra una lista de solicitudes, dividida en columnas con la siguiente información:
• Fecha: Muestra la fecha correspondiente a la solicitud registrada.
• Empleado: Nombre del empleado que generó la solicitud o está vinculado a ella.
• Tipo: Tipo de evento solicitado, como corrección de tarjeta de tiempo, permiso de ausencia o cambio de horario.
• Solicitud: Descripción del evento solicitado, como "agregar punto de entrada a las 08:15".
• Motivo: Razón dada por el empleado o el gerente, por ejemplo, "Olvidé fichar".

acciones individuales

• Cada solicitud puede seleccionarse para un análisis detallado, con diversa información adicional, como quién la realizó o qué regla de aprobación se aplicó. Dentro del análisis detallado, el gerente o el departamento de RR. HH. pueden aprobar o rechazar la solicitud individualmente.
• Si se aprueba la solicitud, podrá proporcionar una razón para la aprobación.
• Si la solicitud es rechazada, es obligatorio proporcionar una razón para el rechazo.

acciones masivas

• Encima de la lista de solicitudes, los botones permiten realizar acciones de forma colectiva para todas las solicitudes pendientes que se muestran en la lista (que muestra hasta 10 solicitudes a la vez):
• Rechazar solicitudes pendientes: rechaza todas las solicitudes que se muestran en la pantalla actual.
• Aprobar solicitudes pendientes: Aprueba todas las solicitudes que se muestran en la pantalla actual.
• Además de las acciones masivas, es posible generar un archivo con los resultados del análisis, que contiene información de las solicitudes filtradas.

4. Verifique el estado de la solicitud

Luego de aprobar o rechazar la solicitud, podrás consultar el estado en la pantalla de Gestión o directamente en el registro de assistencia del empleado.

Para ver en el registro de assistencia :

• Acceda al registro de assistencia del empleado relacionado con la solicitud.
• Localice la fecha relacionada con la solicitud analizada.
• Comprueba el icono que se muestra en la fila del evento:

Solicitud aprobada: El icono que aparece a continuación indica que el evento ha sido aceptado y aplicado a la hoja de cálculo.

Solicitud rechazada: Se mostrará el icono que aparece a continuación y el evento no se tendrá en cuenta en el cálculo de la nómina.

Solicitud pendiente: Se mostrará el icono que aparece a continuación, lo que indica que la solicitud aún debe ser respondida.

✨ Nuevas solicitudes

Separación de solicitudes

Ahora, el sistema separa automáticamente las solicitudes que debes aprobar de las que has creado tú mismo. La pantalla ahora tiene dos pestañas: «Solicitudes de mi equipo», para la gestión del equipo, y «Mis solicitudes», donde puedes consultar el estado de tus solicitudes sin mezclar perfiles. Además, ahora es posible cancelar las solicitudes pendientes directamente desde la pestaña «Mis solicitudes»

Cancelación de solicitudes por parte del usuario

¡Ahora el usuario tiene más autonomía para corregir errores! Si se envió una solicitud incorrecta, puede cancelarla directamente en la "Mis solicitudes", siempre que aún tenga el estado "Respuesta pendiente".

Normas:

• El botón de cancelar solo aparece para el usuario que creó la solicitud.
• No es posible cancelar pedidos que ya hayan sido revisados ​​(aprobados/rechazados), caducados o generados automáticamente por el sistema.
• Los gerentes y el departamento de recursos humanos solo pueden cancelar sus propias solicitudes, manteniendo el flujo de aprobación/rechazo para las solicitudes del equipo.

• La de Solicitudes está incluida en el módulo de "Gestión Participativa del Tiempo". Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de Atención al Cliente.
• La de solicitud de vacaciones está incluida en el módulo de "Gestión de vacaciones". Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de atención al cliente.
• La de solicitud de horas extras está incluida en el módulo de "Control de costos". Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, comuníquese con nuestro equipo de atención al cliente.

La gestión de solicitudes es fundamental para garantizar la precisión y la transparencia en registro de assistencia. Esta funcionalidad permite descentralizar las tareas, posibilitando que supervisores u otros perfiles introduzcan datos directamente en el sistema. Aun así, todas las acciones pueden ser validadas por gerentes o el departamento de RR. HH., lo que garantiza el control y el cumplimiento normativo. Con opciones para aprobaciones y rechazos individuales o masivos, así como la generación de informes detallados, esta herramienta optimiza el flujo de trabajo y promueve una mayor organización del proceso.

Si aún tiene preguntas o necesita ayuda, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat integrado en el sitio web de Pontotel Gestão o a través de WhatsApp.

Actualizado el: 22 de mayo de 2026