Cómo utilizar la Gestión de archivos

función de Gestión de Archivos se desarrolló para centralizar, organizar y optimizar el flujo de documentos de su empresa. Con ella, puede enviar archivos para su firma o aprobación, realizar un seguimiento de su estado en tiempo real y mantenerlos almacenados de forma segura. En la práctica, esto significa que es posible, por ejemplo, enviar una hoja de horas o una nómina a un empleado directamente a través del sistema y que su aceptación quede registrada digitalmente y de forma válida, sin trámites burocráticos ni papeleo.

¿Qué puedes hacer con esta herramienta?

• Solicitar firmas digitales a los usuarios del sistema.
• Centraliza los documentos importantes (PDF, PNG, JPG) en un único lugar.
• Realizar seguimiento del estado de cada pedido (pendiente, aprobado, rechazado, archivado).
• Auditar el proceso, identificando quién lo aprobó, cuándo, dónde y desde qué dirección IP.

En este artículo, aprenderá cómo crear pedidos, solicitar aprobaciones y administrar el historial de documentos.

Permisos de acceso

Antes de comenzar, asegúrese de que su perfil de usuario tenga los permisos necesarios.

• Ve a Administración > Perfil de permisos.
• Acceda a los permisos que necesita para crear o recibir los archivos.
• El permiso de "administración de archivos" es responsable de la funcionalidad, y cada nivel de permiso está asociado con diferentes acciones.
• • Visualización/Consulta: Para acceder a la pantalla "Gestión de archivos" en el menú "Gestión", es necesario aprobar los archivos.
  • Crear/editar: Puede enviar una solicitud de aprobación de una aplicación.
  • Eliminar: puedes archivar una solicitud.

Cómo crear un nuevo pedido

Para enviar un documento para su aprobación, siga estos pasos:

1. En el menú lateral, haga clic en Administración y seleccione Administración de archivos.

2. En la esquina superior derecha, haga clic en el Nuevo archivo.

3. Rellene los datos del formulario:

• Archivos (obligatorios): Adjunte uno o más archivos en cualquier formato.
• Plazo límite (obligatorio): defina un plazo máximo para la aprobación del archivo; después de este plazo, la solicitud caducará y será necesario realizar una nueva solicitud (vea la captura de pantalla a continuación).
• Descripción del pedido (opcional): campo de texto para una descripción general del archivo.
• Usuario del archivo (obligatorio): define quién es el propietario del archivo, es decir, el usuario que estará asociado con el archivo; aceptar o rechazar esta opción es obligatorio.
• Mensaje personalizado (opcional): campo de texto para incluir un mensaje de confirmación del pedido.
• Categoría (obligatorio): motivo estándar para clasificar la solicitud. Obtenga más información sobre los motivos estándar en este artículo.
• Indicador 'Solicitar la aceptación de otros usuarios' (opcional): define a los demás usuarios que deben aprobar esta solicitud junto con el usuario 'propietario del archivo'.

4. Termina haciendo clic en “agregar”.

5. Luego de creada la solicitud los usuarios designados que deban responder podrán visualizarla en la misma pantalla (gestión de archivos).

Cómo gestionar el archivo

Aprobación/rechazo de la solicitud

1. Una vez enviada la solicitud, el usuario responsable de revisarla y responderla podrá visualizarla en la pantalla “Administración de archivos”.

2. Al hacer clic en el archivo, puede descargarlo (icono de flecha hacia abajo) o aprobar/rechazar la solicitud haciendo clic en el botón "ver y aceptar archivo".

3. Al hacer clic en "Ver y aceptar pedido", el usuario puede aceptar o rechazar un documento, obtener una vista previa del mismo y ver la información restante del pedido.

4. Para aceptar o rechazar, simplemente haga clic en el botón correspondiente, pero en los casos de rechazo será necesario incluir una justificación de dicha acción

5. Es obligatorio marcar la bandera de consentimiento en cualquier respuesta al archivo.

6. En los casos en que se seleccionan varios usuarios para aprobación, la solicitud muestra el historial de respuestas de cada usuario en la opción "Ver información adicional".

En resumen, a continuación se destacan algunas reglas importantes:

• Se requiere la aprobación del "propietario del archivo";
• Si más de una persona necesita aprobar, se requerirá la aprobación de todos para que el estado pase a ser "aprobado";
• Si al menos una persona rechaza el archivo, ya no será posible aprobarlo y el estado general será 'rechazado'
• Para aprobar el expediente, usted debe aceptar los términos de la solicitud;
• Para rechazar el expediente, deberá aceptar las condiciones de la solicitud y proporcionar una justificación
• Cuando una solicitud es aprobada o rechazada, la información del encuestado (nombre de usuario, correo electrónico, fecha y hora, dirección IP, código de verificación, motivo del rechazo, si lo hubiera) se guarda y puede consultarse en cualquier momento en el archivo

Solicitudes de archivo

1. El usuario que creó la solicitud puede archivarla, pero esto solo es posible mientras el archivo esté pendiente. En los casos en que la solicitud ya haya recibido respuesta o haya expirado, la opción de archivar no aparece.

módulo de Gestión de Archivos es más que un simple repositorio digital; es una herramienta estratégica para modernizar su departamento de Recursos Humanos. Al centralizar documentos y digitalizar firmas, elimina la burocracia basada en papel, agiliza los procesos y garantiza la seguridad jurídica que su empresa necesita.

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Actualizado el: 22 de mayo de 2026