Cómo registrar a un empleado

En este artículo, le mostraremos cómo registrar a un nuevo empleado, detallando cada campo esencial para garantizar que todos los datos estén completos y adaptados a las necesidades de su empresa. Con un registro bien estructurado, tendrá almacenados todos los datos relevantes para una buena gestión de nóminas, control horario y organización de beneficios, lo que promoverá una experiencia laboral aún más eficiente.

Guía paso a paso para registrar a un empleado:

1. Acceda a la pantalla del empleado.

En el menú superior del sitio web de Gestão, haga clic en "registros" . Luego, haga clic en "empleado" .

2. Iniciar un nuevo registro

Para agregar un nuevo empleado, haga clic en crear nuevo empleado .

3. Rellene los campos principales.

• Nombre: Introduzca el nombre completo del empleado. Para una correcta exportación a AFD, el nombre debe tener un máximo de 25 caracteres.
• Código: Introduzca un código para identificar al empleado, como su número de registro o un número interno de su empresa. Este campo es especialmente importante si existe integración con otros sistemas, ya que el código debe ser el mismo que se utiliza en ellos. Para transferir la información de control horario de un sistema a otro, es fundamental que sea el mismo código registrado en el sistema de nóminas, lo que garantiza la coherencia y la correcta sincronización de los datos.
• PIN para fichar la entrada y salida: El PIN debe tener al menos 4 dígitos y ser único para cada empleado. Recomendamos usar el número de identificación del empleado o los dígitos del CPF para facilitar la estandarización.
• CPF: Introduzca el número de CPF del empleado.
• Fecha de inicio de nómina: Defina el primer día para calcular el registro de assistencia . Ejemplo : Si el campo se completa con "1", el registro de assistencia se calculará desde el día 1 hasta el 31.
• Sincronizar con REP-P: Active esta opción para sincronizar con REP-P, que registra la asistencia y genera archivos como el AFD y el recibo de asistencia. Esta configuración es esencial para que los empleados puedan registrar su asistencia, de acuerdo con las directrices de la Ordenanza MTP n.º 671/2021 vigente.

4. Complete los campos dentro de cada sección.

La siguiente información debe completarse y se encuentra dentro de secciones específicas. Revisaremos cada sección.

Los campos obligatorios tienen un * .

4.1. Datos de trabajo

• Empleador: Seleccione el empleador al que está afiliado el empleado.
• Lugar de trabajo: Especifique el lugar de trabajo del empleado. Es importante asegurarse de que el empleador seleccionado también esté incluido en el registro del lugar de trabajo, lo que permite una correcta asociación entre el empleador y el lugar de trabajo.
• Regla de cálculo: Defina la regla de cálculo que se aplica al empleado.
• Regla banco de horas : Si el empleado utiliza banco de horas regla banco de horas banco de horas regla debe haberse configurado previamente.
• Fecha de admisión: Por favor, introduzca la fecha de contratación.
• Fecha de inicio banco de horas : Introduzca la fecha en la que debe comenzar el banco de horas (si se ha seleccionado una banco de horas ). Si este campo no se rellena, el banco de horas comenzará a partir de la fecha de admisión.

4.2. Escala

• Horario: Seleccione el horario del empleado, que debe haber sido registrado previamente .
• Calendario: Primero, ingrese la "fecha de inicio del horario", que será el primer día en que el empleado comience a registrar su entrada y salida. Una vez que establezca la fecha, el horario aparecerá a continuación, y debajo de este, un calendario para consultar, a partir de la fecha de inicio definida. El siguiente paso es seleccionar, dentro del horario, el día laborable que se encuentra por encima del primer día en el calendario.

Ejemplo práctico:

• horario de 5x2 a un empleado que comenzará sus actividades el 10/01/2024 (martes) .
• Por defecto, el sistema selecciona automáticamente el primer turno del horario, lo que puede generar un error en la asignación de turnos en el calendario, porque el sistema asume que el horario comienza un lunes.
• Dado que en este caso la fecha de inicio es un martes, necesitamos ajustar manualmente el calendario para que las fechas estén correctamente alineadas.
• Por lo tanto, debemos seleccionar el segundo turno del horario, que corresponde a la posición correcta dentro del ciclo y coincide con la fecha de inicio del empleado.

Nota: Si el empleado no registra su entrada o salida a partir de la fecha inicial indicada, se generará una ausencia o un débito en el banco de horas , según la normativa aplicable. Por lo tanto, será necesario registrar manualmente las horas trabajadas correspondientes a los días no registrados.

4.3. Configuración y beneficios del control de asistencia y puntualidad

En esta sección encontrará la configuración opcional para el control horario de los empleados. Algunas opciones se recomiendan para una gestión del tiempo más eficiente; sin embargo, active solo aquellas que se ajusten a las necesidades específicas de su empresa.

• Fichar entrada/salida desde cualquier lugar de trabajo: Permite a los empleados fichar entrada/salida en lugares distintos al vinculado a su perfil.
• Registro de tiempo con foto en la aplicación: Al fichar la entrada y la salida a través de las aplicaciones, se captura una foto del empleado y se vincula al registro.
• Registro automático de descansos: Si desea que el empleado solo registre sus horas de llegada y salida, active esta opción. El sistema registrará automáticamente los descansos y las reincorporaciones según el horario laboral previsto.
• ¿El empleado recibe vales de comida? Active esta opción si la empresa ofrece este beneficio. El sistema calculará el número de vales de comida que le corresponden al empleado para el período deseado. Consulte esta información en el informe R18 .
• Proporciona subsidio de transporte: Active esta opción si la empresa proporciona un subsidio de transporte al empleado. El sistema calculará el importe a pagar en el período deseado; los datos también estarán disponibles en el informe R18 .

Además de estas opciones, existen otros ajustes que se pueden configurar. Si tiene alguna pregunta, póngase en contacto con el servicio de asistencia.

4.4. Campos opcionales

Aquí puede añadir información complementaria sobre el empleado. Si bien no son necesarios para el funcionamiento del sistema, estos campos ayudan a centralizar información útil, facilitando el acceso a datos más completos sobre cada empleado en un solo lugar.

Recomendamos completar los siguientes campos para garantizar que otras áreas del sistema y los informes contengan información completa:

• Correo electrónico: Dirección de correo electrónico del empleado. Si se introduce, el campo correspondiente se rellenará automáticamente al crear el usuario del empleado .
• RG: Número de Registro General (documento de identidad).
• PIS: Número del Programa de Integración Social, obligatorio para registros oficiales y cálculos de nómina. Algunos informes no se generarán correctamente si no se incluye el número PIS.
• Puesto de trabajo: Cargo o función que desempeña el empleado. El puesto de trabajo aparece en la hoja de horas y en el registro de asistencia.

4.5. Campos personalizables y campos personalizables de la hoja

Estas secciones permiten crear nuevos campos para almacenar información específica de los empleados, según las necesidades de la empresa. Por ejemplo, se puede añadir un campo para registrar el nombre preferido del empleado, entre otros datos personalizados que facilitan la gestión y el seguimiento.

5. Complete el registro.

Después de rellenar todos los campos, haga clic en crear empleado.

¡Listo! Su empleado ya está registrado correctamente en el sistema y puede fichar al entrar y salir. Una vez creado el registro, el registro de assistencia del empleado se generará automáticamente, lo que le permitirá llevar un control práctico y eficiente de su asistencia.

Si necesitas más ayuda, contacta con nuestro equipo a través de WhatsApp . ¡Estamos listos para ayudarte!

Actualizado el: 23 de septiembre de 2025