¿Por qué no utilizar el permiso para descontar la ausencia de un empleado?

Cuando un empleado no se presenta a trabajar, el sistema registra automáticamente la ausencia o la convierte en banco de horas si existe una regla de acumulación de horas activa para el empleado, siempre que el horario laboral previsto para ese día sea laborable. Sin embargo, una pregunta frecuente entre los gerentes es si se puede justificar la ausencia con una excusa cuando el objetivo es descontar el salario del empleado.

La respuesta es: no. Esto se debe a que un despido no se interpreta como una falta, sino como una ausencia justificada. Analicemos mejor la diferencia entre estos conceptos y cómo utilizarlos correctamente.

¿Cuál es la diferencia entre ausencia y permiso?

• Ausencia: Se produce cuando un empleado no se presenta a trabajar sin una justificación válida. Según la política de la empresa, esta ausencia puede resultar en una deducción de su salario o una reducción de su banco de horas. Para saber cómo convertir una ausencia en banco de horas o rechazar el saldo acumulado para que se genere un evento de ausencia, consulte este artículo.
• Permiso de ausencia: Esta es una justificación que se utiliza cuando la empresa libera al empleado del trabajo sin pérdida de salario. En otras palabras, el sistema entiende que esta ausencia fue autorizada por la empresa y, por lo tanto, no genera deducciones de la nómina ni afecta el saldo del banco de horas.

Preguntas frecuentes sobre exenciones

1. ¿Por qué no debería utilizarse un permiso de ausencia para justificar las ausencias?

Si el objetivo es descontar la ausencia del empleado, ya sea de su salario o de sus banco de horas, lo ideal es permitir que el sistema registre automáticamente la ausenciasin utilizar la justificación de "excusa". Esto se debe a que una ausencia justificada justifica la ausencia del día.

Por defecto, cuando se solicita una licencia, el sistema asume que la ausencia ha sido concedida por la empresa y, por lo tanto, no genera ninguna deducción para ese día.

Existe una excepción: es posible registrar una ausencia junto con una licencia, pero esta opción está pensada para días sin horario laboral previsto o para casos en los que se deba justificar la licencia, pero sin eximir el período correspondiente. En este caso, no es posible generar una deducción parcial; es decir, se considerará ausencia completa. Si la licencia se registra parcialmente, la ausencia no se contabilizará.

Para registrar una ausencia durante el día, active la "día completo" en la sección "información de ausencia" y seleccione la "considerar como ausencia" en la sección "configuración de cálculo".

2. ¿Por qué un despido no genera un saldo negativo en el banco de horas ?

Si el empleado utiliza banco de horas , la ausencia solo se descontará del saldo si se considera una ausencia justificada. Si se utiliza la ausencia justificada sin haber seleccionado esta opción, el sistema no la contabilizará como saldo negativo, ya que la ausencia justificada indica que la empresa la autorizó.

3. ¿El sistema registra automáticamente la ausencia?

Si el horario laboral del empleado está configurado correctamente (siendo un horario previsto) y no ficha, el sistema lo identificará como una ausencia. Por lo tanto, según la configuración de la empresa, la deducción se realizará en la nómina o en el banco de horas .

4. ¿Por qué no aparece la "ausencia parcial" en el sistema?

Una pregunta frecuente es por qué no aparece la "ausencia parcial" en los casos en que el empleado estuvo ausente solo durante parte del día. Esto se debe a que la licencia no representa una ausencia, sino una ausencia autorizada.

Si el objetivo es descontar las horas no trabajadas, no utilice la justificación de "ausencia justificada". El sistema identificará la ausencia y aplicará los registros correspondientes. El tiempo no trabajado se contabilizará como retraso o salida anticipada, según la duración de la ausencia.

5. ¿Cómo podemos asegurar que las ausencias se gestionen correctamente en el sistema?

• ¿Desea que la ausencia se descuente de su salario? No la registre como "permiso"; deje que el sistema la considere automáticamente como ausencia. Para que esto funcione, el día debe tener un horario de trabajo previsto
• El cliente tiene banco de horas y desea que la ausencia se descuente de su saldo. Apruebe saldo banco de horas del día para que el descuento se realice correctamente.
• ¿Un empleado se fue temprano o llegó tarde y hay algún motivo? Tramitar una solicitud de permiso parcial.

Si tiene alguna pregunta sobre cómo presentar solicitudes de exención, consulte los siguientes artículos:

• Cómo registrar una baja por enfermedad/certificado médico para un día completo o varios días.
• Cómo registrar una baja parcial o por horas/certificado médico

Con esta claridad en el uso de las justificaciones, se evitan inconsistencias en los registros y se garantiza un seguimiento del tiempo preciso y transparente para todos.

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Actualizado el: 22 de mayo de 2026