Guía completa: Gestión de vacaciones

La gestión de vacaciones es uno de los procesos más críticos de RR. HH. Implica plazos legales, cálculos financieros, programación y, por supuesto, el bienestar de los empleados.

simplificar , descentralizar y simplificar esta rutina Módulo de Gestión de Vacaciones . Este permite a los empleados solicitar sus vacaciones, a los gerentes aprobarlas según la capacidad del equipo y a Recursos Humanos tener control total sobre las reglas, todo en un solo lugar.

💎 Función exclusiva : Las herramientas presentadas en este artículo forman parte del módulo adicional Gestión de Vacaciones formulario para hablar con nuestro equipo.

1. Establecer reglas de vacaciones

Antes de iniciar solicitudes, es fundamental definir las reglas del juego. La regla de vacaciones permite establecer límites y permisos según la política de la empresa.

Cómo crear una regla:

1. En el menú principal, vaya a Admin y haga clic en Reglas de vacaciones .

2. Haga clic en Crear nueva regla .

3. Definir los parámetros:

• Nombre de la regla: define un nombre para la identificación interna.
• Estado : Define si la regla estará activa o inactiva . Si está inactiva, no se considerará para la gestión de vacaciones.
• Fecha límite para el inicio de vacaciones con anticipo del 13.º salario: Aquí se define la fecha límite máxima para el inicio de las vacaciones que permite solicitar un anticipo. Ejemplo: Si se establece "4 de febrero", el empleado solo podrá seleccionar la opción de anticipo del 13.º salario si sus vacaciones comienzan antes o en esa fecha.
• Mes límite para solicitar el anticipo de la 13.ª nómina: Define hasta qué mes del año estará disponible la opción "Solicitar anticipo". Transcurrido el plazo configurado, no se podrá solicitar el anticipo.
• Permitir solicitar tiempo de vacaciones durante el período de adquisición:
• • Sin marcar: El empleado sólo puede solicitar vacaciones después de completar 1 año de servicio (período de concesión).
  • Etiquetado: El empleado puede solicitar el tiempo de vacaciones acumulado antes de completar 1 año de servicio (vacaciones anticipadas), de acuerdo con la política de la empresa.
• Cuando se lanza (público objetivo):
• Define quién debe seguir esta regla. Puedes vincular por ubicaciones de trabajo , empleados , grupos o perfiles de acceso .
• • Jerarquía de reglas (prioridad): si un empleado está vinculado a más de una regla (por ejemplo, una regla para su lugar de trabajo y otra para su grupo), el sistema seguirá este orden de prioridad para decidir cuál aplicar:
  • • Regla de perfil de usuario (máxima prioridad).
    • Regla del empleado .
    • Reglas del lugar de trabajo .
    • Regla de grupo (prioridad más baja).

4. Termine haciendo clic en Guardar.

2. La pantalla "Gestión de vacaciones": Descripción general y navegación

Este es el centro de control. El acceso a esta pantalla ( Administración > Vacaciones ) y su contenido varían según los permisos del usuario:

• Usuario con acceso sólo a sus propios datos (como permiso de empleado): visualiza las pestañas "Mis solicitudes de vacaciones" y "Mis vacaciones programadas".
• Usuario con permiso para acceder a todas o algunas ubicaciones (que no tiene ningún empleado vinculado): Visualiza las pestañas “Solicitudes de vacaciones” y “Vacaciones de mis subordinados ya programadas”.
• Usuario con permiso para acceder a todas o algunas ubicaciones (que tiene un empleado vinculado): Tiene una vista completa de todas las pestañas y filtros avanzados.

Para gerentes y RR.HH. (perspectiva de equipo)

• Pestaña 'Solicitudes de vacaciones':
• • Lo que muestra: Todas las solicitudes realizadas por los miembros de su equipo que aún necesitan análisis.
  • Filtros: Puedes buscar por ubicación, empleado, grupo o perfil.
  • Consejo de uso: ¡La búsqueda no es automática! Seleccione los filtros que desee y haga clic en "Buscar" . El sistema guarda el último filtro para agilizar su próximo acceso.

• Pestaña 'Planes de vacaciones para los miembros de mi equipo ya programados':
• • Lo que muestra: Vacaciones que ya han sido aprobadas y programadas.
  • Filtros: La misma lógica que en la pestaña anterior (ubicación, empleado, etc.). La fecha predeterminada es la del mes actual, pero puedes cambiarla para ver el año completo.

Para empleados (perspectiva personal)

• Pestaña 'Mis solicitudes de vacaciones':
• • Muestra el historial de tus pedidos y el estado de cada uno (Pendiente, Aprobado o Rechazado).
  • La búsqueda es automática al entrar en la pestaña, apareciendo los datos del año actual.

• Pestaña 'Mis vacaciones ya programadas':
• • Aquí se muestran tus próximas vacaciones ya confirmadas. Aquí puedes consultar cuándo serán tus próximas vacaciones.

3. Cómo programar o solicitar vacaciones (el flujo de trabajo)

Hay dos caminos principales, dependiendo de quién opere el sistema:

Escenario A: El empleado o gerente solicita

1. En la pantalla Gestión de vacaciones, haga clic en el Solicitar vacaciones (o "Programar vacaciones" en la pestaña de subordinados).
2. Introduzca la fecha de inicio. El sistema completa automáticamente la fecha de finalización según los días solicitados (predeterminado: 30 días, pero editable).

• • Nota: El sistema valida automáticamente reglas como un período mínimo de preaviso de 30 días y la prohibición de comenzar en un día de descanso semanal/feriado.

3. Si lo desea, seleccione las opciones de bono en efectivo (días vendidos) o anticipo del 13° sueldo (si está dentro del plazo de la norma).
4. Al hacer clic en Guardar se genera una solicitud pendiente.

• • Estado: Pendiente (en espera de aprobación).
  • Visualización: Aparece en la pestaña de solicitudes y en el registro de assistencia (como elemento pendiente).

Escenario B: Horarios de RRHH (Permiso Administrativo)

1. Los usuarios con perfil de RRHH siguen el mismo proceso de finalización.
2. Sin embargo, hacer clic en Guardar no genera un elemento pendiente .

• • Estado: Las solicitudes de vacaciones se ingresan automáticamente como Programadas/Aprobadas .
  • Visualización: Ya aparecen en la pestaña “Vacaciones Programadas” y en el registro de assistencia como horas oficiales de trabajo.

4. Aprobación y rechazo de solicitudes

Si usted es gerente o profesional de RR.HH y necesita aprobar solicitudes de equipo:

1. pantalla Solicitudes ( Gestión > Solicitudes ).
2. En Tipo de evento , seleccione “ Vacaciones ”.
3. Localiza la solicitud de vacaciones con el estado “Pendiente” .
4. Analice las fechas y seleccione la línea de pedido correspondiente.
5. En el menú que se abre, haga clic en Aprobar o Rechazar .

• Si se aprueba: la solicitud se convierte en "Vacaciones programadas" y actualiza el horario del empleado.
• Si se rechaza: la solicitud se cierra y no afecta la nómina.

5. Cambios de plan: cancelación y eliminación

Comprender la diferencia entre estas dos acciones es vital para la organización de la nómina:

Cancelación (Para solicitudes que AÚN NO han sido aprobadas)

Si el empleado solicitó vacaciones pero cambió de opinión antes de que el gerente las aprobara (estado "Pendiente"):

• El empleado, gerente o RRHH pueden acceder a “Solicitudes” y hacer clic en Cancelar .
• Resultado: La solicitud desaparece de la lista de tareas del gerente. No se requiere aprobación.

Exclusión (Para vacaciones que YA están programadas/aprobadas)

Si las vacaciones ya están programadas y es necesario cancelarlas, el proceso es más riguroso:

1. El empleado o gerente accede a la pestaña “Vacaciones Programadas” y hace clic en el de la papelera (Eliminar).
2. Esto no elimina las vacaciones inmediatamente. Genera una solicitud de eliminación .
3. pantalla Solicitudes .

• • Si acepta la exclusión: Los días de vacaciones se eliminan de la nómina y el saldo se devuelve al empleado.
  • Si se niega la exclusión: Las vacaciones continúan programadas y el empleado deberá tomarlas.

6. Visualización en el Registro de Assistencia

Una vez que el tiempo de vacaciones se marca como programado/aprobado , deja de ser solo una solicitud y se convierte en el tiempo libre oficial para ese período.

Al acceder al registro de assistencia ( Nómina > Hojas de horas ), verá los días correspondientes marcados como "Vacaciones" en la columna del horario laboral. Esto evita que el empleado tenga que fichar la entrada y la salida y garantiza que los cálculos de nómina y beneficios se realicen correctamente, sin generar ausencias indebidas.

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Actualizado el: 25 de noviembre de 2025