Comprenda qué es una regla de cálculo.

Las reglas de cálculo definen cómo el sistema interpreta los registros del reloj checador y calcula las horas trabajadas, los retrasos y las horas extras. Estas reglas son totalmente personalizables, lo que permite a cada empresa configurar el sistema según sus políticas internas de control horario.

El sistema permite crear tantas reglas de cálculo como sean necesarias para cubrir los distintos escenarios de la organización. Dado que cada regla está vinculada al expediente del empleado, es posible aplicar diferentes modelos de cálculo dentro de la misma empresa o centro de trabajo, lo que garantiza la flexibilidad necesaria para adaptar el sistema a diferentes contextos, puestos o convenios colectivos.

En este artículo comprenderá cómo los principales tipos de cálculos, tolerancias y configuraciones afectan directamente al cálculo de las horas de trabajo de los empleados.

⚠️ Importante:

• La edición de la regla de cálculo se aplicará al 100% de los empleados vinculados a ella y recalculará todas desbloqueadas . Antes de realizar cualquier cambio, recomendamos bloquear para evitar que se modifiquen las entradas anteriores.
• Le recomendamos encarecidamente que se ponga en contacto con nuestro equipo de soporte de Pontotel (o con su persona de contacto) antes de realizar cualquier cambio en las reglas de cálculo. Dado que estas configuraciones afectan globalmente el procesamiento de las horas de los empleados, las modificaciones manuales pueden generar inconsistencias graves y dificultar el cierre de la nómina. Nuestro equipo está disponible para analizar sus necesidades y validar los cambios de forma segura.
• Los cambios realizados por el usuario administrador de la empresa son responsabilidad exclusiva de la propia empresa, que asume la plena responsabilidad de los cambios y las repercusiones que se reflejarán en el sistema una vez aplicada la nueva configuración.

Tipos de cálculo

Los tipos de cálculo definen cómo el sistema calcula los retrasos y las horas extras en la jornada laboral. Para configurar o consultar el tipo de cálculo aplicado a una regla, vaya al menú Administrador > Reglas de cálculo > Haga clic en la regla de cálculo y, a continuación, en el icono del lápiz para editarla. El tipo de cálculo aplicado a esta regla será la primera opción de la lista en pantalla.

1. Cálculo flexible

• Considera la duración total de la jornada laboral , sin requerir horas de inicio y finalización fijas.
• El empleado puede fichar a diferentes horas, siempre que complete el total de horas de trabajo programadas.

🧩 Ejemplo: turno de 9 am a 6 pm con un descanso de 1 hora → se puede registrar en otros momentos, siempre que el total sea de 9 horas.

2. Cálculo fijo

• Valida las exactas de entrada, salida y descanso.
• En este modelo, es posible generar retrasos y horas extras en el mismo día si los registros de entrada y salida ocurren fuera de las horas configuradas.

🧩 Ejemplo: Jornada laboral de 9 a. m. a 6 p. m. → fichar antes de las 9 a. m. genera horas extras; fichar después de las 9 a. m. genera retraso.

3. Cálculo híbrido

• Combina ambos modelos (fijo + flexible).
• Requiere el cumplimiento del horario laboral establecido y el respeto de los horarios de entrada, salida y descanso. Es adecuado para contextos donde el empleado tiene flexibilidad para llegar o salir en horarios distintos a los programados en su jornada laboral, pero respetando un margen máximo.

🧩 Ejemplo: turno de 9 am a 6 pm → debes completar 9 horas y respetar el horario configurado por la empresa.

Tolerancias

Se considera margen de tolerancia un número de minutos que no afecta al cálculo de las horas trabajadas. Sirve para obviar pequeños retrasos o llegadas anticipadas, tanto al inicio como al final de la jornada laboral (tolerancia por retrasos) y al comienzo o al final de la jornada (tolerancia por horas extras). Si la empresa establece una tolerancia de 10 minutos, por ejemplo, el sistema ignora los retrasos o las esperas de hasta 10 minutos, sin registrarlos como retrasos ni horas extras.

Para configurar o comprobar las tolerancias aplicadas a una regla, vaya al menú Administrador > Reglas de cálculo > Haga clic en la regla de cálculo y, a continuación, en el icono del lápiz para editarla. Las tolerancias aplicadas a esta regla aparecerán como la primera opción de la lista en pantalla, justo debajo de «Tipo de cálculo».

1. Demora

• Define cuántos minutos puede llegar tarde un empleado antes de que el sistema genere un informe de retraso.

🧩 Ejemplo: En un turno con hora de inicio a las 9:00 AM y un período de gracia de 5 minutos → la tardanza solo cuenta a partir de las 9:06 AM.

2. Con el tiempo

• Determina el tiempo de tolerancia antes y después de la jornada laboral para que el sistema comience a contabilizar las horas extras.

🧩 Ejemplo: En un turno que termina a las 6 PM con un período de gracia de 5 minutos → las horas extras solo se cuentan después de las 6:06 PM.

Hoja de horas / Espejo de tiempo

En este menú dispondrá de varias opciones para configurar la visualización de las hojas de horas de sus empleados, así como para configurar la regla de corrección automática de las mismas.

Corrección automática

Esto define cómo funcionan las correcciones automáticas de tiempo en las hojas de asistencia de los empleados en casos de registros de entrada o salida omitidos o excesivos. Cuando se configuran los periodos en este menú, el sistema utiliza estos ajustes como criterio para añadir o cancelar automáticamente los registros de entrada o salida, lo que reduce el trabajo manual de corrección de las hojas de asistencia.

• Adición: completa los ritmos que faltan basándose en el viaje.

🧩 Ejemplo: turno de 8 a 17 h → si el empleado solo registró su entrada a las 8 h, el sistema completa el turno ingresando manualmente una hora de salida a las 17 h (la hora se ingresará en un formato estándar, de acuerdo con el turno programado para el día).

• Cancelación: cancela los latidos con un intervalo menor que el límite configurado.

🧩 Ejemplo: el empleado tiene dos registros de tiempo con 1 minuto de diferencia, y el límite configurado es de 10 minutos → se cancela el más reciente, manteniendo solo 1 punto.

NOTA: Si todos los campos están configurados en 0 (cero) minutos, no se aplicará el comportamiento de corrección/cancelación automática.

Ajustes opcionales

(Hoja de puntos/Espejo)

Estas opciones ajustan lo que se mostrará o calculará automáticamente en la hoja de horas y la tarjeta de horas:

✅ Generar hoja con notas finales: muestra el total mensual de notas en el pie de página.

✅ Mostrar notas por día: muestra las notas diarias en el PDF de la hoja.

✅ Ignorar valores cero: oculta las entradas con un valor de 0 en el informe consolidado del empleado.

✅ Permitir cálculos con registros de entrada faltantes: Permite que el sistema calcule la jornada laboral incluso sin una hora de salida, siempre que haya registrados puntos de entrada con número par.

Ejemplo: si solo se registra el inicio y el final del descanso, el sistema considerará el final del descanso como el final de la jornada laboral. Cuando esta opción está desactivada, el cálculo de la jornada laboral solo se realizará si existen puntos pares completos, con registros tanto de inicio como de fin.

Notas

En el menú «Control de presencia», puede configurar qué registros se mostrarán en el sistema y en el PDF de la hoja de horas del empleado. Cada entrada puede mostrarse en una sola pantalla u ocultarse, según sea necesario. Además, puede personalizar las convenciones de nomenclatura, adaptándolas a la terminología y las prácticas de su empresa.

1. Qué mostrar

• Define qué registros de tiempo (como horas extras o descansos) se mostrarán en el sistema o en el PDF (hoja de horas). Puede configurar cada registro para que aparezca solo en una de las pantallas u ocultarlo. Cuando un registro está oculto, no se tiene en cuenta en los cálculos ni se muestra en los informes consolidados, como R05, R01 y E02.

2. Notas de nombre

• Te permite renombrar los tipos de horas que se muestran en los informes y en el sistema para que se adapten mejor a las necesidades de tu empresa.

🧩 Ejemplo: Cambiar “Horas extraordinarias” a “100% de horas extra”.

El sistema Pontotel permite a cada empresa definir sus propias reglas de cálculo, garantizando que los registros de tiempo, las hojas de horas y los informes cumplan siempre con las políticas internas y la legislación vigente. La pantalla de Reglas de Cálculo está disponible para los administradores y se puede editar según sea necesario. No obstante, recomendamos extremar la precaución al realizar cambios en las reglas ya configuradas.

Si aún tienes preguntas o necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de soporte a través del chat integrado en la página web de Pontotel Gestão o a través de WhatsApp .

Actualizado el: 21 de noviembre de 2025