I05 - Cómo crear o actualizar empleados de forma masiva

Actualizar o registrar manualmente a varios empleados puede ser laborioso. Para facilitar este proceso, Pontotel ofrece la I05 - Importadores de archivos , que permite la creación y actualización masiva, rápida y práctica, de registros de empleados y usuarios. En este artículo, le mostraremos cómo usar esta herramienta.

Cómo descargar la plantilla de hoja de cálculo

1. En el menú lateral del sitio web de Administración, haga clic en Administración . Luego, seleccione Informes y registros .

2. En la lista “importadores”, seleccione la opción I05 – Importadores de archivos.

3. Rellene los filtros del importador

• En "tipo de importación", seleccione la opción Empleados.

• A continuación, seleccione la extensión de archivo deseada para descargar la plantilla de hoja de cálculo para completar la información.

Cómo completar la plantilla de hoja de cálculo

La hoja de cálculo tendrá 3 pestañas de navegación: Registrar , Actualizar y Finalizar .

Los datos deben añadirse a partir de la fila 4 de la hoja de cálculo.

Para registrarse

Para crear nuevos registros de empleados, utilice la pestaña "Registro" de la hoja de cálculo. En esta pestaña, introduzca la información de los empleados que deben incluirse en el sistema. Rellene todos los campos necesarios y asegúrese de que la información sea correcta para que el registro se realice correctamente.

• El registro solo se completará si todos los campos se rellenan correctamente. Verifique los datos antes de iniciar la importación para evitar errores. Campos como Lugar de trabajo (columna E) y Empleador (columna F) deben rellenarse exactamente como aparecen registrados en el sistema, incluyendo puntos, espacios y otros caracteres. Cualquier discrepancia puede provocar un error en la importación de la fila correspondiente.
• Antes de introducir la información, lea atentamente la línea 2 de la hoja de cálculo. Contiene instrucciones importantes sobre cómo rellenar correctamente cada campo.

1. Las columnas A a L (excepto la columna G) son obligatorios . Sin la información en las celdas de estas columnas, no se creará el registro.

2. Las columnas G y M a AN son opcionales y no afectan directamente la creación del registro. Sin embargo, cuanta más información se añada, más completo será el registro del empleado. Cabe destacar que algunos campos afectan a otras áreas de la plataforma y, por lo tanto, es importante completarlos, como el PIS (columna T) y el Puesto (columna U).

Por favor, preste atención a rellenar algunas de las columnas:

• Columna G: Este campo puede volverse obligatorio si el registro del empleador seleccionado contiene información CEI, CNO o CAEPF.
• Columna J: Esta columna define el día de la semana en que comenzará el horario. Por ejemplo, el número 0 corresponde al lunes, mientras que el número 6 representa el domingo. Es fundamental que el día de la semana esté correctamente asociado con el número correspondiente para garantizar que el horario comience el día deseado.
• Columnas Y a AN : Estas son configuraciones opcionales para el control horario de los empleados. Algunas opciones se recomiendan para una gestión del tiempo más eficiente; sin embargo, active solo aquellas que satisfagan las necesidades específicas de la empresa. Puede consultar nuestra recomendación en el punto 4.3 del artículo " ¿Cómo registrar a un empleado? ".

3. Las columnas AO a AS son opcionales, pero estratégicamente importantes. Estas columnas se relacionan con la creación de usuarios , es decir, el acceso del empleado a la plataforma, ya sea para fichar su entrada o salida o para realizar tareas de gestión. Al introducir esta información, el registro del empleado se vinculará automáticamente a un usuario para el acceso al sistema, lo que facilitará la incorporación y el uso de la plataforma.

• Preste mucha atención al rellenar la columna AO, ya que es un campo extremadamente importante. Para permitir que los empleados fichen la entrada y la salida mediante las aplicaciones o el sistema Pontotel, introduzca « S » en el campo «Sincronizar con REP-P».

Para actualizar

Para actualizar los registros de empleados en lote, utilice la pestaña "Actualizar" de la hoja de cálculo. Introduzca allí los datos de los empleados cuya información necesite modificar.

• La actualización presupone que los registros de los empleados ya existen en el sistema de gestión.
• Asegúrese de rellenar correctamente tanto los campos obligatorios como los opcionales para evitar errores en el proceso de importación.

1. Solo se requiere la columna A , ya que sirve para identificar qué registro debe actualizarse en el sistema. Complete esta columna con el PIN , tal como está registrado en el sistema.

2. Las columnas restantes son opcionales. Si las completa, la nueva información reemplazará los datos existentes en el registro. Asegúrese de seguir las mismas instrucciones que se presentan en la sección «Para registrarse».

Para apagar

Para dar de baja a varios empleados, seleccione la pestaña "Dar de baja" en la hoja de cálculo. Siga los pasos a continuación para completar el proceso de baja sin errores.

1. Llene las columnas A a la E para que se pueda realizar la importación de la terminación del registro.

• Columna A : Introduzca el PIN de registro del empleado.
• Columna B : Si el cierre está previsto para el día de la importación o para días posteriores, escriba "S". Si el cierre se produjo días antes de la fecha de importación de la hoja de cálculo, escriba "N".
• Columna C : Si el empleado trabajó o trabajará el día en que fue/será despedido, complete con "S".
• Columna D : Complete la fecha de finalización, en el formato dd/mm/aaaa.
• Columna E : Indique el motivo de la rescisión, seleccionando una de las opciones predefinidas en el sistema: "rescisión", "rescisión solicitada", "muerte" u "otro".

Cómo cargar la hoja de cálculo completa

1.  Tras completar la hoja de cálculo según el objetivo definido, guarde el archivo. Si utiliza Excel, haga clic en "Archivo" y luego en "Guardar", o pulse CTRL + S.

2.  Regrese al sitio web de Administración , en la misma ubicación indicada en el punto 1, y seleccione nuevamente la opción I05 - Importadores de archivos. Haga clic en el botón " Adjuntar " y seleccione el archivo en su computadora con la información ingresada.

3. Para finalizar, haga clic en Importar.

4. Por favor, espere a que finalice el proceso de importación de la hoja de cálculo.

5. Una vez finalizado el proceso, se generará un informe con los comentarios sobre la importación. Asegúrese de que el usuario se haya creado, actualizado o desactivado.

Ahora que ha aprendido a crear, actualizar y dar de baja registros de empleados de forma rápida y eficiente mediante la importación desde I05, el proceso de gestión de registros de empleados en la plataforma Pontotel se vuelve mucho más ágil. Siguiendo los pasos y asegurándose de que los datos se completen correctamente, evitará errores y garantizará que toda la información se refleje con precisión en el sistema.

Si aún tienes preguntas o necesitas ayuda, contacta con nuestro equipo de soporte a través del chat integrado en la página web de Pontotel Gestão o a través de WhatsApp .

Actualizado el: 29 de diciembre de 2025