I05 - Cómo registrar exenciones masivas

función de Importación de Permisos se creó para brindar mayor agilidad y practicidad a sus operaciones diarias. Con ella, puede registrar permisos de día completo, parciales o de varios días para varios empleados simultáneamente, eliminando la necesidad de entradas manuales individuales.

En este artículo aprenderás:

• ¿Cómo acceder al importador?
• Cómo llenar la plantilla de hoja de cálculo;
• Cómo importar datos a la plataforma;
• Reglas y puntos a tener en cuenta.

Cómo acceder y descargar la plantilla de hoja de cálculo

1. En el menú lateral del sitio web de Administración, haga clic en Administración . Luego, seleccione Informes y registros .

2. En la lista “importadores”, seleccione la opción I05 – Importadores de archivos.

3. Rellene los filtros del importador

• En "tipo de importación", seleccione la opción Usuarios.

• A continuación, seleccione la extensión de archivo deseada para descargar la plantilla de hoja de cálculo para completar la información.

Cómo completar la plantilla de hoja de cálculo

La hoja de cálculo se divide en tres secciones principales para facilitar la organización. A continuación, detallamos los campos obligatorios y opcionales.

1.  Información de exención (Los campos de identificación y fecha son obligatorios)

Estos datos identifican quién recibirá la licencia y el motivo.

• Contraseña (PIN): Identificador único del empleado. Obtenga más información sobre las contraseñas predeterminadas en este artículo .
• Motivo por defecto: Debe rellenarse exactamente como está registrado en el sistema.
• Fecha de despido: El día en que comienza el despido.
• Días libres: Número de días. Si es mayor que 1, el sistema lo considera una licencia de varios días.

1.  Información de licencia (Configuración de programación para licencias parciales)

Rellene estos campos sólo si la licencia no es por todo el día.

• Parte del día por intervalo (S/N): Marque "S" si la licencia es solo por un período específico y no por todo el día, y desea ingresar las fechas de inicio y fin de la licencia, en lugar de su duración total.
• Hora de inicio: Hora de inicio de la baja. Obligatorio si se trata de una baja parcial.
• ¿La hora de inicio es el día siguiente? (S/N) : Marque "S" si la licencia comienza después de la medianoche del día de inicio. Marque "S" solo si desea agregar la licencia en un día específico, pero con las horas del día siguiente.
• Hora de finalización: Hora de finalización de la licencia. Obligatorio si es una licencia parcial.
• ¿La hora de finalización es el día siguiente? (S/N) : Marque "S" sólo si la licencia termina un día después de la fecha de inicio de la misma y si la licencia es parcial.
• Parte del día por duración (S/N) : Marque "S" si la licencia es solo por un período específico y no por todo el día, y desea ingresar su duración total en lugar de las fechas de inicio y finalización de la licencia.
• Duración prevista de la licencia : Completar si se trata de una licencia con duración determinada (formato HH:MM).

2.  Datos médicos

Estos campos sirven para enriquecer el registro, pero pueden dejarse en blanco si no corresponden. Las columnas L a U deben completarse con información sobre el profesional responsable de la atención derivada de la baja, como su nombre, clase, especialidad, código CIE y otros datos relevantes.

3.  Configuración de cálculo

Aquí define cómo afectará esta ausencia al registro de assistencia . Si se deja en blanco, el sistema utilizará la regla predeterminada ya registrada en el motivo.

• Duración prevista del descanso : complete este campo solo en caso de baja parcial. Indique el tiempo de descanso al que tiene derecho el empleado, teniendo en cuenta la baja. Nota: Este campo no se refiere al descanso efectivamente tomado, sino a la duración prevista o estimada según los derechos del empleado.
• Deducir descanso semanal pagado (S/N): Marque "Y" si esta licencia debe deducir el descanso semanal pagado.
• Ignorar días libres (S/N): Marque "S" para que la licencia no se aplique a los días en los que el empleado ya estaría libre.
• Método de cálculo: Si desea aplicar una regla específica para esta importación, puede introducir uno de los tres valores exactos a continuación. Si no se introduce, se utilizará el valor predeterminado definido en el motivo predeterminado utilizado en la exención.
• • deduct_time_from_day_work_hours : Esta opción neutraliza las horas. El sistema entiende que el empleado no tuvo que trabajar durante ese período. Las horas no se suman como trabajadas, pero tampoco se descuentan como ausencia. Es como si se redujera la jornada laboral de ese día.
  • consider_as_hours_worked : El sistema contabiliza el tiempo de ausencia como si el empleado estuviera presente. En otras palabras, esas horas se incluyen en el registro de "horas trabajadas", lo que garantiza que el día se contabilice en su totalidad.
  • consider_as_absence : Se utiliza cuando la ausencia se registra solo para fines históricos, pero el tiempo debe deducirse del salario del empleado. El sistema registra el período como ausencia injustificada para fines de pago, lo que genera una deducción en el banco de horas o la nómina.

• Permisos Parciales: Es obligatorio rellenar la de inicio y fin
• Campos opcionales: Si no completa los campos opcionales (como datos médicos), el sistema los ignorará o utilizará la configuración predeterminada para el motivo seleccionado.
• Limitaciones:
• • No es posible importar exenciones que contengan archivos adjuntos (los archivos de certificado escaneados deben insertarse manualmente si es necesario).
  • No es posible editar la configuración del motivo del despido a través de la hoja de cálculo; solo se utiliza para registrar el despido.

Cómo cargar la hoja de cálculo completa

1.  Tras completar la hoja de cálculo según el objetivo definido, guarde el archivo. Si utiliza Excel, haga clic en "Archivo" y luego en "Guardar", o pulse CTRL + S.

2.  Regrese al sitio web de Administración , en la misma ubicación indicada en el punto 1, y seleccione nuevamente la opción I05 - Importadores de archivos. Haga clic en el botón " Adjuntar " y seleccione el archivo en su computadora con la información ingresada.

3. Para finalizar, haga clic en Importar.

4. Por favor, espere a que finalice el proceso de importación de la hoja de cálculo.

5. Una vez finalizado el proceso, se generará un informe con los resultados de la importación. Asegúrese de que se hayan creado las exenciones.

Esta entrega representa un paso importante en la automatización de sus procesos de RRHH, generando importantes ganancias de productividad.

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Actualizado el: 29 de diciembre de 2025