Comprenda cómo funciona la gestión de solicitudes.

función de solicitudes es una herramienta indispensable para garantizar un control eficiente y transparente de los eventos que afectan a las hojas de horas de los empleados. Permite revisar y aprobar ciertas acciones antes de su aplicación final, lo que garantiza un mayor cumplimiento y precisión en los registros.

Entre los eventos que pueden generar solicitudes se incluyen:

• correcciones puntuales;
• Exenciones;
• Suspensiones;
• Convertir horas en banco de horas ;
• cambios de escala;
• Vacaciones;
• Con el tiempo;
• Bloqueo de solicitudes

Con un diseño moderno y filtros optimizados, la herramienta centraliza la gestión de todas las solicitudes, lo que proporciona mayor control y agilidad tanto para los gerentes como para los equipos de RR. HH. Consulte a continuación cómo configurar y aprovechar esta función.

Ventajas de la funcionalidad de solicitud

• Control centralizado: Todas las solicitudes se gestionan en un solo lugar, lo que facilita el seguimiento y la auditoría.
• Transparencia: Permite configurar reglas para que perfiles específicos aprueben o rechacen solicitudes.
• Flexibilidad: Las reglas se pueden personalizar para ubicaciones, empleados, perfiles de usuario o toda la empresa.
• Seguridad: Se pueden configurar bloqueos para evitar cambios en eventos antiguos o caducados.

Guía paso a paso para el uso de la gestión de solicitudes.

1. Habilita la herramienta

• Asegúrese de que la opción aparezca en el menú de administración.

• Si la opción que se muestra en la captura de pantalla anterior no está disponible, póngase en contacto con nuestro equipo para comprobar si la función está incluida en su plan. En caso afirmativo, solicite su activación.

2. Configurar los permisos

• Primero, accede a los permisos en Administración > Permisos y habilita las opciones correspondientes a los perfiles que tendrán acceso a la funcionalidad deseada. Para cada tipo de evento (como ausencia o corrección de registro de horas), ajusta los permisos según las necesidades específicas de cada perfil.
• Ejemplo: Para que un perfil específico pueda ver la opción de ausencias en la nómina, active el permiso «Ver». Si desea que el perfil pueda crear o editar ausencias, active la opción «Crear/Editar». Finalmente, para que el perfil pueda eliminar ausencias ya creadas, active el permiso «Eliminar».

Con las tres opciones seleccionadas, la opción para emitir un despido se vería así:

3. Crear reglas de aprobación.

• En el menú superior, vaya a administrador y seleccione reglas de solicitud .

• Haz clic en crear nueva regla.

3.1. Define los parámetros de la regla.

• Nombre de la regla : Defina un nombre que identifique la regla de aprobación.
• Tipo de evento: Elija el tipo de evento que gestionará esta regla de aprobación. Los tipos de evento disponibles incluyen:
• Corrección de puntos: Entradas y/o eliminaciones de puntos, ya sean manuales o reales.
• Excepción: Inclusión de certificados médicos o justificaciones de ausencia.
• Suspensión: Instalación o desinstalación de suspensiones.
• Transferencia de registros de tiempo en Belo Horizonte: Conversión de horas a banco de horas .
• Cambio de horario: Modificaciones en el horario laboral del empleado.
• Consejo: Para los casos de "despido" y "suspensión", es posible definir que la regla se aplique solo por razones específicas.
• Al ejecutarse: Seleccione los criterios que determinarán cuándo se aplicará la regla. Las opciones disponibles son:
• Para algunas ubicaciones: Aplicable a eventos organizados por empleados en lugares de trabajo específicos.
• Para algunos empleados: Limitado a eventos organizados para empleados específicos.
• Para grupos: Se aplica a eventos organizados en lugares asociados con grupos específicos.
• En función de los perfiles de usuario: La regla se activará cuando los usuarios con perfiles específicos realicen transacciones.
• Para cada ubicación/empleado: Cubre todos los eventos organizados dentro de la empresa.
• Plazo límite para enviar solicitudes después de la fecha del evento: Defina el período máximo para enviar solicitudes a partir de la fecha del evento. Por ejemplo:
• Si se configura en "5" días, las solicitudes solo se podrán enviar hasta 5 días después del evento.
• Si se configura como "sin límite", no habrá restricción de tiempo para el lanzamiento.
• Aprobar automáticamente las solicitudes generadas por la regla: Cuando está habilitada, todas las solicitudes generadas según esta regla se aprobarán automáticamente, sin necesidad de intervención manual. Esta configuración agiliza los procesos para eventos menos complejos.
• Preinscribir eventos y cálculos resultantes en el sistema mientras la solicitud está pendiente : Al habilitar esta opción, los eventos enviados aparecerán en el registro de assistencia como preinscritos, incluso si aún están pendientes de aprobación. Si se aprueban, el registro se mantendrá. Si se rechazan, el registro se eliminará y las entradas se recalcularán.
• Bloquear las respuestas a las solicitudes durante [X] días a partir de la fecha de generación de la solicitud: Define el tiempo máximo para que se responda (apruebe o rechace) una solicitud. Transcurrido este plazo, las solicitudes pendientes se bloquean y no se pueden responder.
• Permitir que los usuarios sin perfiles de RRHH respondan a las solicitudes generadas por esta regla : Cuando está habilitada, esta opción permite que los usuarios con otros permisos, como supervisores o gerentes, aprueben o rechacen las solicitudes, además de los usuarios con permisos de RRHH.

Al habilitar esta opción, también puede establecer un límite en la cantidad de solicitudes que el perfil seleccionado puede responder por mes.

⚠️ Atención: Algunos tipos de eventos pueden tener opciones diferentes para completar, como las reglas para eventos de "horas extras" o "cambio de turno". Preste atención al completar los campos y, si tiene alguna pregunta, contáctenos para que podamos ayudarle.

Para finalizar la configuración de la regla, haga clic en guardar.

4. Realizar el seguimiento y la gestión de las solicitudes.

Ahora es el momento de revisar y aprobar o rechazar las solicitudes generadas. Para acceder a la pantalla "Gestión de solicitudes", vaya a "Gestión" en el menú superior y seleccione la "Solicitudes" .

4.1. Aplicar filtros de búsqueda

• Tipo de evento : Seleccione el tipo de evento que desea visualizar, como corrección de puntos o permiso de ausencia. La opción "todos" muestra todos los eventos.
• Estado : Filtra las solicitudes por estado, como pendientes, aprobadas, rechazadas, con errores, canceladas o todas.
• Periodo (Inicio y Fin) : Restringe las solicitudes al rango de fechas especificado.
• Filtrar por : Define los criterios de búsqueda, como lugares de trabajo, empleados, grupos o perfiles.
• Según el filtro elegido, en el siguiente campo seleccione los lugares de trabajo, empleados, grupos o perfiles que desea consultar.
• Para finalizar, haga clic en buscar.

4.2. Gestionar las solicitudes.

Lista de solicitudes

• La pantalla muestra una lista de solicitudes, dividida en columnas con la siguiente información:
• Fecha: Muestra la fecha correspondiente a la solicitud registrada.
• Empleado: Nombre del empleado que generó la solicitud o está vinculado a ella.
• Tipo: Tipo de evento solicitado, como corrección de tarjeta de tiempo, permiso de ausencia o cambio de horario.
• Solicitud: Descripción del evento solicitado, como "agregar punto de entrada a las 08:15".
• Motivo: Razón dada por el empleado o el gerente, por ejemplo, "Olvidé fichar".

acciones individuales

• Cada solicitud puede seleccionarse para un análisis detallado, con diversa información adicional, como quién la realizó o qué regla de aprobación se aplicó. Dentro del análisis detallado, el gerente o el departamento de RR. HH. pueden aprobar o rechazar la solicitud individualmente.
• Si se aprueba la solicitud, podrá proporcionar una razón para la aprobación.
• Si la solicitud es rechazada, es obligatorio proporcionar una razón para el rechazo.

acciones masivas

• Encima de la lista de solicitudes, los botones permiten realizar acciones de forma colectiva para todas las solicitudes pendientes que se muestran en la lista (que muestra hasta 10 solicitudes a la vez):
• Rechazar solicitudes pendientes: rechaza todas las solicitudes que se muestran en la pantalla actual.
• Aprobar solicitudes pendientes: Aprueba todas las solicitudes que se muestran en la pantalla actual.
• Además de las acciones masivas, es posible generar un archivo con los resultados del análisis, que contiene información de las solicitudes filtradas.

5. Compruebe el estado de la solicitud en el registro de assistencia

Tras aprobar o rechazar la solicitud, puede consultar el estado directamente en el registro de assistencia del empleado. Siga los pasos que se indican a continuación:

• Acceda al registro de assistencia del empleado relacionado con la solicitud.
• Localice la fecha relacionada con la solicitud analizada.

Comprueba el icono que se muestra en la fila del evento:

Solicitud aprobada : El icono que aparece a continuación indica que el evento ha sido aceptado y aplicado a la hoja.

Solicitud rechazada : Se mostrará el icono que aparece a continuación y el evento no se tendrá en cuenta en el cálculo de la nómina.

Solicitud pendiente : Se mostrará el icono que aparece a continuación, lo que indica que la solicitud aún necesita ser respondida.

⚠️Atención:

• La de Solicitudes módulo Gestión Participativa del Tiempo . Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de Atención al Cliente.
• La de solicitud de vacaciones está incluida en el módulo de " Gestión de vacaciones ". Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de atención al cliente.
• función de solicitud de horas extras está incluida en el módulo de "Control de Costos". Si su empresa aún no ha adquirido este módulo, pero desea contar con esta función, póngase en contacto con nuestro equipo de atención al cliente.

La gestión de solicitudes es fundamental para garantizar la precisión y la transparencia en el registro de assistencia . Esta funcionalidad permite descentralizar las tareas, posibilitando que supervisores u otros perfiles introduzcan datos directamente en el sistema. Aun así, todas las acciones pueden ser validadas por los responsables o el departamento de RR. HH., lo que garantiza el control y el cumplimiento normativo. Con opciones para aprobaciones y rechazos individuales o masivos, así como la generación de informes detallados, esta herramienta optimiza el flujo de trabajo y promueve una mayor organización del proceso.

Si necesitas más ayuda, contacta con nuestro equipo a través de WhatsApp . ¡Estamos listos para ayudarte!

Actualizado el: 8 de agosto de 2025