R01 - Cómo generar una hoja de horas para varios empleados

El informe registro de assistencia es un documento esencial para la gestión de los registros de empleados. Detalla los puntos, entradas y demás eventos de las jornadas laborales, garantizando mayor transparencia y el cumplimiento de la legislación. La emisión de este informe es importante para detectar inconsistencias, validar la información con los empleados y asegurar que los datos sean correctos antes del cierre de nómina.

Siguiendo los pasos a continuación, podrá generar informes de asistencia y puntualidad para varios empleados en un solo proceso, lo que facilita el seguimiento y el análisis. Consulte a continuación cómo generar el informe R01 de forma sencilla y eficiente.

Guía paso a paso para generar el informe R01.

1. Acceda al informe

• En el menú superior, vaya a administración opción informes y registros .

• Seleccione la opción " R01 - Espejo/ Registro de Assistencia para todos los empleados ".

2. Configure los filtros del informe.

2.1. Sección: Lugares de trabajo, empleadores o grupos

• Seleccione los lugares de trabajo, empleadores o grupos de empleados que desea incluir en el informe.

2.2. Sección: Por mes / Por período

• Defina el período de tiempo del informe:
• Por mes: Elija un mes y un año específicos para generar el informe.
• Por período : Defina manualmente las fechas de inicio y fin del período deseado.

2.3. Sección: Opciones adicionales

• Opciones adicionales que pueden o no considerarse al generar el informe:
• No incluir empleados despedidos: Excluye del informe a los empleados que ya han sido despedidos en el período seleccionado o anteriormente.
• No incluir empleados sin registros de tiempo en el mes: Elimina del informe a los empleados que no tienen registros de tiempo en el mes o período seleccionado.
• Generar resultados en un solo archivo: Comprime el informe en un único archivo PDF que contiene los datos de todos los empleados.
• Un archivo por empleado: Genera un archivo PDF individual para cada empleado incluido en el informe.
• Nota: Si no se selecciona ninguna de las opciones anteriores, el informe se generará como un archivo PDF para cada lugar de trabajo.
• No generar informe de entrega: Deshabilita la generación del informe de entrega, que se utiliza para registrar y controlar las copias ya entregadas a los empleados, así como las que han sido firmadas.
• Adjuntar certificados médicos a la nómina: Agrega los certificados médicos registrados como anexos a los informes de los empleados correspondientes.
• Mostrar banco de horas : los saldos banco de horas (mensuales y acumulados) en el informe final.
• Mostrar notas añadidas en Observaciones: Muestra las notas añadidas en el sistema relacionadas con los empleados, directamente en el campo "Observaciones" del informe.

2.4. Sección: Omitir campos

• En esta sección, puede personalizar el informe omitiendo información específica que no sea relevante para el propósito del análisis o el producto final. Consulte el significado de cada opción a continuación:
• Admisión: Excluye la fecha de admisión del empleado del informe si esta información no es necesaria.
• RG: Eliminar del informe el número RG de los colaboradores.
• Ubicación: Omitir el lugar de trabajo asociado al empleado; esto resulta útil cuando no es necesario incluir esta información en el informe final.
• CPF: Excluye el CPF (número de registro de contribuyente individual brasileño) de los empleados, lo que garantiza una mayor discreción si se comparte el informe.
• Departamento: Elimina la información del departamento al que está vinculado el empleado.

2.5. Sección: Agrupar por / Ordenar por

• Agrupar por: Define cómo se organizarán los datos en el informe.
• Ubicación: Agrupa los registros de tiempo y asistencia por lugar de trabajo, organizando a los empleados de cada ubicación en el mismo grupo en el informe.
• Empleador: Agrupa los registros de tiempo y asistencia por empleador, facilitando el análisis por organización o unidad de negocio.
• Ordenar por: Define el orden de visualización de los colaboradores dentro de cada grupo seleccionado:
• Nombre: Organiza a los empleados en orden alfabético, lo que permite una búsqueda más sencilla por nombre.
• Código: Organiza a los empleados por su número de código de registro de empleado, en orden ascendente.

3. Generar el espejo puntual

• Después de configurar los filtros deseados, haga clic en " Generar" para comenzar el proceso de creación del informe.
• Consulta el estado de tu pedido utilizando el icono de notificaciones (campana) situado junto al logotipo de Pontotel en el menú superior.

• Cuando el progreso alcance el 100%, el informe se descargará automáticamente en la carpeta de descargas de su ordenador.
• Si la descarga no se produce automáticamente, localice el informe en la cola de notificaciones y haga clic en la línea correspondiente para forzar la descarga manualmente.

4. Comprender el archivo generado

• Una vez finalizado el proceso de generación del informe, estará disponible un archivo comprimido (.zip) con todos los documentos relacionados con la hoja de horas. A continuación, detallamos el contenido del archivo generado.

4.1. Informes en PDF

• Cada empleado recibirá un informe individual en formato PDF.
• Los archivos PDF se organizan y agrupan según la estructura definida en los filtros.

4.2. Protocolo de entrega

• Si no ha seleccionado la opción "no generar informe de entrega", seguirá recibiendo un informe de entrega, que se utiliza para registrar y controlar las copias ya entregadas a los empleados, así como las que han sido firmadas.

4.3. Hojas de cálculo de apoyo

• Hoja de cálculo de errores: Presenta una lista de colaboradores y las inconsistencias identificadas durante el procesamiento, indicando los problemas que impidieron la generación del informe para el colaborador correspondiente.
• Hoja de cálculo de estado: Resume el estado de procesamiento de cada empleado incluido en el informe.

Consejos de uso

• Utilice la hoja de cálculo de errores para identificar y corregir cualquier problema pendiente.
• Utilice la hoja de cálculo de estado para realizar un seguimiento de qué empleados se tuvieron en cuenta al generar el informe.
• Comparta los archivos PDF individuales con sus colaboradores o consérvelos como archivo para futuras auditorías y consultas.

💡Consejo:

Si necesita generar una hoja de horas para un solo empleado , consulte las directrices de este artículo .

El informe R01 es una herramienta esencial para consolidar y analizar los registros de horarios de trabajo. Con opciones de personalización que incluyen filtros, funciones adicionales y organización de datos, ofrece un control completo y detallado, lo que ayuda a identificar problemas pendientes y a calcular las horas trabajadas para la nómina de los empleados.

Si necesita generar el informe para un solo empleado, consulte este artículo para saber cómo hacerlo.

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Actualizado el: 29 de septiembre de 2025