Aprende todo sobre la regla de cálculo

Las reglas de cálculo de Pontotel definen cómo el sistema interpreta los registros de entrada y salida y calcula las horas trabajadas, los retrasos y las horas extras. Estas reglas son totalmente personalizables, lo que permite a cada empresa configurar el sistema según sus políticas internas de control horario.

El sistema permite crear tantas reglas de cálculo como sean necesarias para cubrir los distintos escenarios de la organización. Dado que cada regla está vinculada al expediente del empleado, es posible aplicar diferentes modelos de cálculo dentro de la misma empresa o centro de trabajo, lo que garantiza la flexibilidad necesaria para adaptar el sistema a diferentes contextos, puestos o convenios colectivos.

En este artículo comprenderá cómo los principales tipos de cálculos, tolerancias y configuraciones afectan directamente al cálculo de las horas de trabajo de los empleados.

⚠️ Importante:

• La modificación de la regla de cálculo afectará al 100 % de los empleados vinculados a dicha regla y recalculará todas desbloqueadas. Antes de realizar cualquier cambio, recomendamos bloquear todas las nóminas cerradas y pagadas paraevitar que se modifiquen los datos anteriores.
• Le recomendamos encarecidamente que se ponga en contacto con nuestro equipo de soporte de Pontotel (o con su persona de contacto) antes de realizar cualquier cambio en las reglas de cálculo. Dado que estos ajustes afectan globalmente al procesamiento de las horas de los empleados, las modificaciones manuales pueden provocar inconsistencias graves y dificultar el cierre de la nómina. Nuestro equipo está disponible para analizar sus necesidades y validar los cambios de forma segura.
• Los cambios realizados por el usuario administrador de la empresa son responsabilidad exclusiva de la propia empresa, que asume la plena responsabilidad de los cambios y las repercusiones que se reflejarán en el sistema una vez aplicada la nueva configuración.

Tipos de cálculo

Los tipos de cálculo definen cómo el sistema calcula los retrasos y las horas extras durante la jornada laboral. Para configurar o verificar el tipo de cálculo aplicado a una regla, vaya al Reglas > Cálculo. Haga clic en la regla de cálculo y, a continuación, en el icono del lápiz para editarla. El tipo de cálculo aplicado a esta regla será la primera opción de la lista que aparece en pantalla.

1. Cálculo flexible

• Considera la duración total de la jornada laboral, sin requerir horarios fijos de inicio y finalización.
• El empleado puede fichar a diferentes horas, siempre que complete el total de horas de trabajo programadas.

🧩 Ejemplo: turno de 9 am a 6 pm con un descanso de 1 hora → se puede registrar en otros momentos, siempre que el total sea de 9 horas.

2. Cálculo fijo

• Valida las horas de entrada, salida y descanso
• En este modelo, es posible generar retrasos y horas extras en el mismo día si los registros de entrada y salida ocurren fuera de las horas configuradas.

🧩 Ejemplo: turno de 9 am a 6 pm → fichar antes de las 9 am genera horas extras; fichar después de las 9 am genera retrasos.

3. Cálculo híbrido

• Combina ambos modelos (fijo + flexible). Permite al empleado la libertad de comenzar o terminar su jornada laboral en diferentes momentos, siempre que cumpla con su total de horas de trabajo y respete los horarios de entrada y salida configurados en la regla de cálculo.
• Para controlar esta flexibilidad, utilizamos dos conceptos fundamentales en la configuración:
• Ventana de anticipación: Define cuántos minutos antes de la hora prevista puede comenzar el empleado su jornada laboral. Dentro de este límite, el sistema considera que el tiempo es flexible (en cuanto a duración).
• Ventana de anticipación: Define cuántos minutos después de la hora de inicio prevista el empleado puede comenzar su turno. Dentro de este límite, el sistema le permite completar su jornada laboral sin ocasionar una demora inmediata.
• Cómo procesa el sistema el cálculo:
• Dentro del período establecido: Mientras el empleado registra su entrada o salida dentro de los límites designados (ya sea hacia atrás o hacia adelante), el sistema calcula la jornada laboral en función de la duración (modelo flexible).
• Fuera del horario establecido: Si el empleado registra su entrada antes o después de los límites configurados, el sistema procesará el cálculo como fijo (por tiempo). Esto significa que los registros fuera del horario establecido pueden generar retrasos automáticos o horas extras, según la configuración.

🧩 Ejemplo: turno de 9 am a 6 pm → debes completar 9 horas y respetar el horario establecido por la empresa.

Tolerancias

Se considera margen de tolerancia un número de minutos que no afecta al cálculo de las horas trabajadas. Sirve para obviar pequeños retrasos o llegadas anticipadas, tanto al inicio como al final de la jornada laboral (tolerancia por retrasos) y al comienzo o al final de la jornada (tolerancia por horas extras). Si la empresa establece una tolerancia de 10 minutos, por ejemplo, el sistema ignora los retrasos o las esperas de hasta 10 minutos, sin registrarlos como retrasos ni horas extras.

Para configurar o verificar las tolerancias aplicadas a una regla, vaya al menú Administración > Reglas de cálculo > Haga clic en la regla de cálculo y luego en el icono del lápiz para editarla. Las tolerancias aplicadas a esta regla serán la primera opción de la lista en su pantalla, justo debajo de "Tipo de cálculo".

1. Demora

• Define cuántos minutos puede llegar tarde un empleado antes de que el sistema genere un informe de retraso.

🧩 Ejemplo: En un turno con hora de inicio a las 9:00 a. m. y un período de gracia de 5 minutos → el retraso solo cuenta a partir de las 9:06 a. m.

2. Con el tiempo

• Determina el tiempo de tolerancia antes y después de la jornada laboral para que el sistema comience a contabilizar las horas extras.

🧩 Ejemplo: En un turno que termina a las 6 PM con un período de gracia de 5 minutos → las horas extras solo se cuentan después de las 6:06 PM.

Hoja de horas / Espejo de tiempo

En este menú dispondrá de varias opciones para configurar la visualización de las hojas de horas de sus empleados, así como para configurar la regla de corrección automática de las mismas.

Corrección automática

Esto define cómo funcionan las correcciones automáticas de tiempo en las hojas de asistencia de los empleados en casos de registros de entrada o salida omitidos o excesivos. Cuando se configuran los periodos en este menú, el sistema utiliza estos ajustes como criterio para añadir o cancelar automáticamente los registros de entrada o salida, lo que reduce el trabajo manual de corrección de las hojas de asistencia.

• Adición: completa los puntos que faltan en función del recorrido.

🧩 Ejemplo: turno de 8 am a 5 pm → si el empleado solo fichó a las 8 am, el sistema completa el turno ingresando manualmente una hora de salida a las 5 pm (la hora se ingresará en un formato estándar, de acuerdo con el turno programado para el día).

• Cancelación: cancela los latidos con un intervalo menor que el límite configurado.

🧩 Ejemplo: el empleado tiene dos registros de tiempo con una diferencia de 1 minuto, y el límite configurado es de 10 minutos → el más reciente se cancela, conservando solo 1 punto.

NOTA: Si todos los campos están configurados en 0 (cero) minutos, no se aplicará el comportamiento de corrección/cancelación automática.

Ajustes opcionales

(Hoja de puntos/Espejo)

Estas opciones ajustan lo que se mostrará o calculará automáticamente en la hoja de horas y la tarjeta de horas:

✅ Generar hoja con notas finales: muestra el total mensual de notas en el pie de página.

✅ Mostrar notas por día: muestra las notas diarias del PDF de la hoja.

✅ Ignorar valores cero: oculta las entradas con un valor de 0 en el informe consolidado del empleado.

✅ Permite cálculos con fichajes faltantes: Permite que el sistema calcule la jornada laboral incluso sin un tiempo de salida, siempre que haya puntos de fichaje pares registrados.

Ejemplo: si solo se registra el inicio y el final del descanso, el sistema considerará el final del descanso como el final de la jornada laboral. Cuando esta opción está desactivada, el cálculo de la jornada laboral solo se realizará si existen puntos pares completos, con registros tanto de inicio como de fin.

Notas

En el menú «Control de presencia», puede configurar qué registros se mostrarán en el sistema y en el PDF de la hoja de horas del empleado. Cada entrada puede mostrarse en una sola pantalla u ocultarse, según sea necesario. Además, puede personalizar las convenciones de nomenclatura, adaptándolas a la terminología y las prácticas de su empresa.

1. Qué mostrar

• Define qué registros de tiempo (como horas extras o descansos) se mostrarán en el sistema y/o en el PDF (Hoja de horas). Puede configurar cada registro para que aparezca solo en una de las pantallas o bien ocultarlo. Cuando un registro está oculto, no se tiene en cuenta en los cálculos ni se muestra en los informes consolidados, como R05, R01 y E02.

2. Notas de nombre

• Te permite renombrar los tipos de horas que se muestran en los informes y en el sistema para que se adapten mejor a las necesidades de tu empresa.

🧩 Ejemplo: Cambiar “Horas Extraordinarias” a “100% de horas extras”.

El sistema Pontotel permite a cada empresa definir sus propias reglas de cálculo, garantizando que los registros de tiempo, las hojas de horas y los informes cumplan siempre con las políticas internas y la legislación vigente. La pantalla de Reglas de Cálculo está disponible para los administradores y se puede editar según sea necesario. No obstante, recomendamos extremar la precaución al realizar cambios en las reglas ya configuradas.

Si aún tiene preguntas o necesita ayuda, póngase en contacto con nuestro equipo de soporte a través del chat integrado en el sitio web de Pontotel Gestão o a través de WhatsApp.

Actualizado el: 22 de mayo de 2026