Conozca el módulo: Hoja de horas (Gestión de actividades)
En Pontotel, creemos que la tecnología no es un fin en sí misma, sino un medio para que las relaciones laborales sean más humanas y transparentes. Sabemos que garantizar la precisión de los registros de tiempo y asistencia es fundamental para la seguridad jurídica y el procesamiento de nóminas. Pero ¿y si pudiéramos ir un paso más allá?
¿Y si, además de saber cuánto tiempo trabajó tu equipo, pudieras comprender exactamente cómo se empleó ese tiempo?
Con esta visión de futuro, presentamos el de Hoja de Horas (la evolución de nuestro antiguo "Aloque"). Una herramienta diseñada para transformar las horas trabajadas en métricas de productividad y costes, respondiendo a la pregunta clave de la gestión moderna: "¿En qué trabajó el empleado durante su jornada laboral?".
¿Qué es una hoja de horas?
Timesheet es el módulo de gestión de actividades y proyectos de Pontotel. Se integra con nuestra plataforma de control horario, creando un puente inteligente entre la jornada laboral legal (registro de entrada y salida) y la productividad real ( asignación de horas a tareas específicas).
Mientras que el registro de entrada y salida se centra en la asistencia y los requisitos legales, una hoja de control horario se centra en la estrategia. Con ella, es posible:
- Planificar la distribución del equipo entre los diferentes clientes y proyectos.
- Compara los resultados previstos con los resultados reales, asegurándote de que el tiempo invertido esté alineado con las prioridades.
- Calcula los costos reales de los proyectoscomparando la tarifa por hora del empleado (según la nómina) con el tiempo dedicado a cada actividad (Capex/Opex).
¿Para quién es adecuado?
Esta solución fue creada para gerentes y empresas que necesitan visibilidad detallada de sus operaciones. Es ideal para:
- Sector de servicios y consultoría: Conocer con exactitud cuántas horas se dedicaron a cada cliente.
- Equipos de proyecto (TI, Marketing, Ingeniería): Para realizar un seguimiento del progreso de los entregables y del consumo de las horas presupuestadas.
- Instituciones educativas: Para gestionar la asignación de profesores a actividades en el aula, planificación o reuniones pedagógicas.
En este artículo completo, lo guiaremos a través de todas las características de esta poderosa herramienta: desde el acceso inicial hasta la gestión avanzada de indicadores.
¿Transformemos la forma en que tu empresa ve el tiempo?
Acceso y primeros pasos: comprender la lógica
Para sacarle el máximo partido a Timesheet, debemos alinear la forma en que la herramienta organiza la información. A diferencia de una simple lista de tareas pendientes, el sistema realiza referencias cruzadas sobre quién realiza el trabajo, dónde se invierte el esfuerzo y qué se está haciendo exactamente.
Cómo acceder
La flexibilidad es parte de nuestra cultura. Por lo tanto, puede acceder a la hoja de horas de dos maneras, según su horario:
- Vía Web (Computadora): Ideal para planificar o analizar informes más complejos. Simplemente acceda a la dirección: aloque.pontotel.com.br.
- Mediante la aplicación móvil: Ideal para el ajetreo del día a día. Directamente en la aplicación Pontotel Management , puedes registrar las actividades en cuanto se produzcan, garantizando que no se pierda ninguna información. Descarga la aplicación desde el enlace correspondiente a tu dispositivo:
La estructura de la hoja de horas: profesional, de proyecto y de actividad
Para que el sistema genere inteligencia sobre la productividad, cada transacción debe responder a tres preguntas básicas. Entendamos el concepto de cada componente de este mecanismo:
1. El Profesional (¿Quién?)
Este es el punto de partida. En el sistema, el profesional es el empleado que realizará la actividad. La hoja de horas es individual e intransferible, ya que está directamente vinculada a su registro de horas.
2. El Proyecto (¿Dónde?)
Este es el contexto macro del trabajo. El proyecto representa el objetivo general o centro de costos donde se asignarán las horas. Un proyecto puede ser un evento específico, un contrato a largo plazo o un departamento.
- Ejemplo educativo: Campaña de examen de ingreso a la universidad 2025 o Clase 03 - Medicina
3. La Actividad (¿Qué?)
Esto se refiere a la acción específica, la tarea práctica realizada dentro del proyecto. Aquí detallamos la naturaleza del trabajo. Esto es crucial para diferenciar entre las fases de ejecución, planificación y burocracia.
- Ejemplo educativo: Corrección de exámenes, Práctica de integración o Clase de anatomía.
Ejemplo práctico
Para visualizar esto mejor, imaginemos la rutina diaria de un profesor (profesional):
Escenario A:
- Proyecto: Bachillerato - Tercer año
- Actividad: Impartir una lección de historia
Escenario B:
- Proyecto: Feria Anual de Ciencias
- Actividad: Reunión de alineación
Al categorizar correctamente el tiempo, el sistema puede, al final del mes, indicar no solo que el profesor trabajó 40 horas, sino que 30 horas fueron en el aula (actividad principal) y 10 horas en proyectos extracurriculares.
Seguimiento y lanzamiento de actividades
El Calendario de Asignación es tu panel de control. Pero para dominarlo, necesitas comprender la dinámica fundamental de la herramienta: la diferencia entre lo que estaba en la agenda y lo que realmente sucedió.
Planificado vs. Real
En Timesheet trabajamos con dos tiempos verbales:
- Agenda: Esta es la planificación. En el ámbito educativo, incluye las clases programadas, las reuniones previstas o el tiempo reservado para corregir exámenes. En el calendario, estas actividades aparecen como citas programadas, pendientes de confirmación.
- Real (Ejecución): Esto es lo que realmente sucedió. Aquí es donde el sistema se superpone con su asistencia registrada. Si la clase programada para terminar a las 10:00 a. m. se extendió hasta las 10:15 a. m., esta información se registra en la sección "Real".
¿Por qué es importante? El choque entre estos dos mundos genera el indicador de Adherencia. Si planificas al 100% y ejecutas algo completamente diferente, el sistema señala esta divergencia para facilitar la gestión futura.
Cómo programar una actividad (Planificación)
- En el calendario web, haz clic en la flecha junto al botón "Iniciar actividades". Luego, selecciona "Iniciar actividades planificadas"
- Complete la información sobre la actividad, el profesional que la realizará, la fecha de inicio, la hora de inicio, la duración de la actividad, si se repite (y en qué días), la fecha de finalización de la actividad y en qué proyecto se asignará la actividad.
- El bloque aparece en el calendario con el estado "Planificado" (bloque sin color). Aún no se contabiliza como horas de trabajo, solo como reserva de tiempo.
Cómo iniciar una actividad (ya completada)
- En el calendario web, haga clic en el botón "iniciar actividades".
- Por favor, indique la actividad, el profesional que la realizó, la fecha y hora de inicio, la fecha y hora de finalización, si se utilizaron recursos y en qué cantidad, y a qué proyecto pertenece la actividad.
- El bloque aparece en el calendario con el estado "Completado sin planificación" (bloque rojo). Se contabiliza como horas trabajadas.
Movilidad total: gestión de actividades a través de la aplicación
Sabemos que la rutina escolar no se limita a estar frente a una computadora. Los maestros están en el aula, los coordinadores recorren los pasillos y los equipos de mantenimiento trabajan en el terreno. Por eso, hemos puesto el poder de Timesheet al alcance de tu mano con la aplicación Pontotel Gestão.
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Ver actividades planificadas
En la aplicación de gestión, se puede acceder a un calendario personal de actividades planificadas y completadas. Al iniciar sesión con un usuario que registra actividades (es decir, con un profesional relacionado), se verá un carrusel en la pantalla de inicio con las vistas "ayer", "hoy" y "mañana"
- Ayer: enumera todas las actividades realizadas el día anterior.
- Hoy: enumera todas las actividades planificadas o completadas hoy.
- La actividad actual está en la parte superior de la lista
- Las actividades planificadas se enumeran a continuación, desde la más temprana (arriba) hasta la más reciente (abajo). Las actividades planificadas pueden ser independientes o secuenciales. Si se trata de una secuencia, se indicará como "X módulos" en la parte superior de la tarjeta de actividades.
- Las actividades del día se enumeran a continuación, en una lista separada de "actividades completadas", y se muestran los incidentes, si los hubiera. En la lista de actividades completadas, también puede hacer clic para ver más información sobre la actividad o añadir una justificación.
- Mañana: Enumera todas las actividades planeadas para mañana.
Registrar la actividad planificada
Para iniciar una actividad planificada, simplemente haga clic en el "símbolo de juego" a la derecha de la tarjeta de actividad planificada:
La actividad cambiará al estado "en progreso" y mostrará una barra de progreso para seguir su evolución.
Para registrar el final de la actividad, simplemente haga clic en el símbolo de "stop" a la derecha o en "finalizar actividad", el botón rojo de arriba:
La actividad completada se moverá a la lista en la parte inferior de la aplicación y, si se llevó a cabo de forma diferente a lo planificado (más corta, más larga o no planificada), el sistema marcará un error.
Información relativa a una actividad realizada sin justificación
Puedes ver más información sobre la actividad haciendo clic en ella. En la página de detalles, podrás ver:
- Tipo de actividad y proyecto
- Fecha y hora de inicio
- Duración planificada o estándar
- Duración realizada
- Ocurrencia (si la hay)
- Justificación (si la hay)
También puedes ingresar o cambiar la justificación de la actividad haciendo clic en el lápiz junto a "sin justificación":
Gestión Estratégica: donde los datos se convierten en toma de decisiones
Si completar las tareas es el "corazón" del sistema, la de Estadísticas es el "cerebro". Es aquí donde los gerentes, directores y coordinadores pueden ir más allá de las conjeturas y comprender, con datos reales, cómo la organización invierte su activo más valioso: el tiempo.
La pestaña Estadísticas: Tu aliada en la gestión
Accediendo a la sección de estadísticas, puede consultar el número de horas planificadas y completadas consolidadas por día. También puede seleccionar los proyectos cuyos datos desea ver en la esquina superior derecha de la pantalla.
La implementación del sistema de hojas de horas de Pontotel es más que un simple cambio de herramienta; es un cambio de cultura.
Hemos superado la era del control horario tradicional, centrado únicamente en el cumplimiento de la ley, y hemos entrado en la era de la gestión de la eficiencia. Al ofrecer visibilidad sobre cómo se emplea el tiempo, empoderamos a los empleados para que gestionen sus rutinas y a los gerentes para que sean estrategas en el uso de sus recursos.
Ya sea para garantizar que un profesor tenga tiempo suficiente para planificar sus lecciones o para garantizar que un proyecto de ingeniería se mantenga dentro del presupuesto, Timesheet es la brújula que le faltaba.
Si tiene alguna pregunta sobre la herramienta, desea programar una demostración o adquirir el módulo, complete este formulario y nuestro equipo se pondrá en contacto con usted.
Actualizado el: 25 de mayo de 2026
¡Gracias!